Đề tài Nghiệp vụ quản lí văn bản

Nội dung text: Đề tài Nghiệp vụ quản lí văn bản

1. A. PHẦN MỞ ĐẦU - Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng. Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Văn thư - lưu trữ, nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong ngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, mỗi cơ quan đạt hiệu quả cao. - Qua thời gian thực tập tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta đã giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng. Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta, em đã chọn đề tài “Nghiệp vụ quản lý văn bản” làm đề tài cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu, tổ chức nghiệp vụ quản lý văn bản tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta nói riêng, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức nghiệp vụ quản lý văn bản ở các cơ quan khác nói chung. Hiện nay nghiệp vụ quản lý văn bản trong các cơ quan đơn vị vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại. Nghiên cứu về Nghiệp vụ quản lý văn bản nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta và đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Nghiệp vụ quản lý văn bản tại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. - Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo trong khoa đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp này. Em xin trân trọng cảm ơn toàn thể CBQL, GV, NV Trường Tiểu học
2. 2 xã Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập tại Trường. - Em xin chân thành cảm ơn!
3. 3 B. PHẦN NỘI DUNG Chương 1 Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. - Trường Tiểu học xã Pắc Ta được thành lập vào tháng 9 năm 2018, được sáp nhập từ 2 đơn vị trường Tiểu học số 1 xã Pắc Ta và trường Tiểu học số 2 xã Pắc Ta. - Với diện tích rộng 5520m 2 , nằm cạnh quốc lộ 32, giao thông đi lại thuận tiện cho giáo viên và học sinh trong toàn xã. * Chức năng, nhiệm vụ: - Công khai mục tiêu, chương trình, kế hoạch giáo dục, điều kiện bảo đảm chất lượng giáo dục, kết quả đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục; tổ chức giảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng đáp ứng mục tiêu, yêu cầu cần đạt theo chương trình giáo dục phổ thông cấp tiểu học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. - Thực hiện giáo dục bắt buộc bậc tiểu học, phổ cập giáo dục và xóa mù chữ tại địa bàn. Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi, vận động và tạo điều kiện cho trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt đến trường. Nhận bảo trợ và quản lý các hoạt động giáo dục của cơ sở giáo dục khác thực hiện chương trình giáo dục phổ thông cấp tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền. - Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển nhà trường theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, gắn với điều kiện kinh tế - xã hội của địa phương. - Xây dựng kế hoạch hoạt động giáo dục đáp ứng mục tiêu, yêu cầu cần đạt theo chương trình giáo dục phổ thông cấp tiểu học. - Triển khai thực hiện chương trình giáo dục phổ thông cấp tiểu học, thực hiện lựa chọn sách giáo khoa theo quy định, triển khai thực hiện sách giáo khoa và nội dung giáo dục của địa phương theo quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh, thực hiện tự chủ chuyên môn trong tổ chức các hoạt động giáo dục tại trường tiểu học. - Thực hiện tự kiểm định chất lượng và đảm bảo chất lượng giáo dục theo quy định. - Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh. - Quản lý và sử dụng đất, tài chính và tài sản của nhà trường theo quy định của pháp luật. - Phối hợp chặt chẽ với cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện các hoạt động giáo dục. Tổ chức cho giáo viên, người lao động và học sinh tham gia các hoạt động xã hội tại địa phương. - Xây dựng môi trường văn hoá - giáo dục trong nhà trường, tham gia xây
4. 4 dựng môi trường văn hoá - giáo dục ở địa phương. - Được tiếp nhận các khoản tài trợ, viện trợ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với nhà trường theo quy định của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. * Cơ cấu tổ chức của cơ quan: - Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên: 60. Trong đó: Cán bộ quản lý 04 (01 hiệu trưởng và 03 phó hiệu trưởng) - Giáo viên 50 đồng chí (44 giáo viên tiểu học, 02 giáo viên Âm nhạc, 02 giáo viên Mĩ thuật, 02 giáo viên Thể dục) - Nhân viên 06 đồng chí (01 kế toán, 01 thư viện, 01 thiết bị, 01 bảo vệ, 01 y tế, 01 văn thư - lưu trữ) - Nhà trường có 05 tổ chuyên môn và 01 tổ văn phòng, số tổ trưởng 06 đồng chí, số tổ phó 05 đồng chí - Nhà trường có 01 chi bộ độc lập với 33 đảng viên. - Có tổ chức công đoàn với 60 đoàn viên - Hội đồng trường có 11 thành viên, được kiện toàn theo nhiệm kỳ 05 năm. - Các tổ chức khác: Đoàn Thanh niên, Hội Chữ thập đỏ, Ban Thanh tra Nhân dân, Ban Nữ công được kiện toàn theo năm học. 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 1.2.1. Tình hình tổ chức. - Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan. - Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan. Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công tác văn phòng, là một dây chuyền liên hệ tất cả các bộ phận trong Trường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng. - Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư hỗn hợp. Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ tổng hợp và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơ quan. Nhân viên Văn thư, được đào tạo chuẩn về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ một cách bài bản,
5. 5 khoa học và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của Văn thư hiện đại. Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngay tại tầng 1 của đơn vị. * Ưu điểm: - Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào tầng 1, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với mọi người. - Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện đại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy scan, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài liệu nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, an toàn, bí mật, hiện đại. * Nhược điểm: - Việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làm việc. 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. + Xây dựng, ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ. + Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. + Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ. + Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ. + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức của đơn vị. - Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thực hiện công tác văn thư gồm: + Quản lý văn bản đi. + Văn bản đến. + Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản. + Quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị và các loại con dấu khác được giao. - Hướng dẫn công chức lập hồ sơ công việc. + Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. + Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư. - Bên cạnh đó, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thực hiện công tác lưu trữ: + Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
6. 6 + Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. + Hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử. + Phân loại, chỉnh lý tài liệu. + Xác định giá trị tài liệu. + Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị. + Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu. + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu cơ quan. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức - Tổ chức, biên chế thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Tiểu học xã Pắc Ta được bố trí như sau: - Nhân sự: 1 đồng chí. - Trình độ chuyên môn: Đại học. - Giới tính: Nữ. - Độ tuổi: 32 tuổi.
7. 7 Chương 2 Tình hình thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản tại cơ quan. 2.1. Hoạt động quản lý * Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư - lưu trữ + Theo báo cáo đơn vị đã ban hành: Danh mục hồ sơ bắt đầu từ năm 2019; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan; Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. + Việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, đơn vị đã ban hành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. * Nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ + 01 cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ + Được bố trí theo biên chế của sở Nội vụ + Có trình độ theo đúng vị trí việc làm * Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. - Để thống nhất các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, nhà trường đã thực hiện tốt những công việc sau: - Công tác văn thư: + Thực hiện đúng các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. + Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu + Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 02/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Công văn số 1499/UBND-NC ngày 06/6/2016 của UBND tỉnh về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. - Công tác lưu trữ: + Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu + Đối với Lưu trữ cơ quan:
8. 8 + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các tổ, bộ phận vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. + Tổ chức chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn của cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định. + Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. + Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ. - Trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phương tiện báo cháy, chữa cháy, máy điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, máy hút bụi, giá, cặp, hộp - Kiểm tra định kỳ các hồ sơ tài liệu, vệ sinh tài liệu, chế độ thông gió, duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho phù hợp với từng loại tài liệu, áp dụng các biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng. - Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. - Niêm yết nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ, ngay trước cửa ra vào kho. * Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ - Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Nhằm phổ biến, triển khai các quy định mới của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, từng bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa theo đúng kế hoạch. Năm 2020, Sở Nội vụ tổ chức 04 lớp bồi dưỡng, tập huấn triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư cho hơn 175 học viên là công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh. Qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn đã góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời trang bị thêm những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ cho công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. - Trong năm đơn vị đã cử viên chức tham gia đầy đủ các lớp tập huấn, hội thảo, hội nghị do Phòng Nội Vụ, chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh tổ chức. * Công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư - lưu trữ + Đã tiến hành thực hiện các phong trào thi đua riêng của đơn vị, tuyên truyền, phát hiện, bồi dưỡng và nhân rộng điển hình tiên tiến mới được đơn vị triển khai và thực hiện rộng rãi.
9. 9 +Hàng năm bình xét thi đua để khen thưởng phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. * Kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ của cơ quan. - Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với đơn vị thuộc phạm vi quản lý, trong đó tập trung vào các nội dung như: - Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; - Công tác văn thư: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị khóa bí mật, quản lý và sử dụng con dấu. - Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định, công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu. - Báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 và chế độ báo cáo thống kê định kỳ hằng năm theo quy định về Phòng Nội Vụ theo yêu cầu. 2.2. Hoạt động nghiệp vụ quản lý văn bản - Bộ phận Văn thư - Lưu trữ của đơn vị với hoạt động nghiệp vụ quản lý văn bản gồm 3 hoạt động sau: Quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và sao văn bản. - Bám sát theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. 2.2.1. Quản lý văn bản đi. * Trình tự quản lý văn bản đi - Cấp số, thời gian ban hành văn bản. - Đăng ký văn bản đi. - Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử). - Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Lưu văn bản đi. * Cấp số, thời gian ban hành văn bản - Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào
10. 10 ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. + Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. + Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. + Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. - Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng. - Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. * Đăng ký văn bản đi * Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày . đến ngày Từ số đến số Quyển số: - Mẫu sổ đăng ký văn bản đi. Số, Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị, Số Ngày Ký Ghi ký tháng và trích ký nhận người lượng chuyển nhận chú hiệu văn yếu nội văn nhận bản văn bản dung bản bản lưu bản văn bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
11. 11 - Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. - Đăng ký văn bản - Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. + Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020-CP. + Đăng ký văn bản bằng Hệ thống Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. - Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. * Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn - Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy + Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. + Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020-CP. - Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020-CP. * Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. - Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận. - Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Thu hồi văn bản + Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
12. 12 + Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết. - Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. - Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020-CP. * Lưu văn bản đi - Lưu văn bản giấy + Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. + Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc. - Lưu văn bản điện tử + Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. 2.2.2. Quản lý văn bản đến * Trình tự quản lý văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến. - Đăng ký văn bản đến. - Trình, chuyển giao văn bản đến. - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. * Tiếp nhận văn bản đến - Đối với văn bản giấy + Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo
13. 13 ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. + Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký. + Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020-CP. - Đối với văn bản điện tử + Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. + Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. + Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống. * Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến. TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày . đến ngày Từ số đến số Quyển số:
14. 14 - Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Ngày Số T Số, Ngày Tên loại và Đơn vị Ngày Ký Ghi chú đến đến Tác ký tháng trích yếu nội hoặc chuyển nhận giả hiệu văn dung văn bản người văn bản nhận bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) - Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. - Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. - Đăng ký văn bản Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. + Đăng ký văn bản đến bằng sổ. Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020-CP. + Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống. Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020-CP. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý. - Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. * Trình, chuyển giao văn bản đến - Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có
15. 15 dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. - Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết. - Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản. - Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết. * Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. - Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay. 2.2.3. Sao văn bản - Các hình thức bản sao - Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. + Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. + Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
16. 16 + Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. - Sao lục + Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. + Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y. - Trích sao + Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. + Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao. - Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020-CP. * Giá trị pháp lý của bản sao - Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính. * Thẩm quyền sao văn bản - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. - Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
17. 17 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, kiến nghị 3.1. Báo cáo kết quả nội dung thực tập nghiệp vụ quản lý văn bản và kết quả đạt được. - Qua thời gian thực tập tại đơn vị bản thân đã học và tiếp thu được các nghiệp vụ cơ bản nhất của công tác quản lý văn bản, từ đó có những kết quả đạt được rất cần thiết để áp dụng vào công việc sau khi ra trường. - Trong thời gian thực tập tại Trường, với việc áp dụng kiến thức đã học cùng với kiến thức thực tế, trong thời gian thực tập em đã làm được những việc cụ thể sau: - Đăng ký văn bản đi và trình lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản. - Đăng kí văn bản vào sổ: Quyết định, công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo - Trình lãnh đạo để cho ý kiến chuyển giao các cá nhân để giải quyết công việc. - Chuyển giao văn bản tới các cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc. - Xử lý văn bản đến, ghi số đến, ngày đến và vào sổ văn bản đến bằng hình thức truyền thống và vào sổ văn bản đến, đi trên cơ sở dữ liệu máy tính. - Tiếp nhận văn bản đến và đóng dấu đến, sau đó ghi số đến, ngày đến và đăng kí văn bản đến vào sổ đăng kí văn bản đến. - Trình Ban Giám hiệu cho ý kiến phê duyệt. - Đăng kí văn bản vào cơ sở dữ liệu máy tính. - Tiếp nhận lại sổ đăng kí văn bản đến và chuyển giao cho các cá nhân biết và giải quyết cho kịp thời. - Photo văn bản: đi, đến và các văn bản khác của Phòng giáo dục. - Đóng dấu cơ quan - Lưu văn bản đi vào các hồ sơ để phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu, khai thác và sử dụng khi cần. - Bên cạnh đó em cũng làm một số công việc giúp các thầy cô, đồng thời cũng để hoàn thiện bản thân mình hơn. - Trong quá trình thực tập bản thân em đã có nhiều cố gắng, các công việc được giao em đều hoàn thành. Tuy nhiên do kinh nghiệm còn hạn chế trong quá trình thực tập em vẫn mắc phải một số sai sót nhưng được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô em cũng đã khỏi bỡ ngỡ và hoàn thành công việc được giao. 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ quản lý văn bản tại cơ quan, tổ chức.
18. 18 * Ưu điểm: - Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là bộ mặt của cơ quan, vì vậy luôn được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn nhiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn. - Các công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ đã được nâng cao hơn, có chất lượng, và thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước. - Các quy trình soạn thảo văn bản được chuyên viên soạn thảo có kỹ năng và chuyên nghiệp. - Nhân viên Văn thư đã được đào tạo và thành thạo trong việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản phục vụ cho chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo. Văn thư có thể theo dõi được các văn bản gửi đến đã nhận chưa và tiến độ thực hiện văn bản. Với cách làm mới này các văn bản được sử lý chính xác hơn, tìm kiếm văn bản dễ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí. - Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ. Đóng dấu văn bản phát hành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu. - Lập hồ sơ ít tồn đọng, và theo trình tự quy trình lập hồ sơ của Nhà nước đề ra. - Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và có phương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ nhân viên luôn hoàn thành nhiệm vụ. * Tồn tại: - Công tác soạn thảo văn bản còn một số lỗi trong kỹ thuật trình bày văn bản. - Một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện tốt và mang tính tạm thời. - Một số khâu chuyển giao văn bản còn rườm rà, chưa khoa học nên quá trình giải quyết công việc còn gặp không ít khó khăn. - Với những nhu cầu về trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ thì quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm đã dần được thay thế bởi số lượng công việc và tính khoa học đòi hỏi người làm phải năng động, sáng tạo hơn trong công việc, không chỉ làm tốt nghiệp vụ của mình, còn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý hành chính. Bởi học lý thuyết đã khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc còn khó hơn đòi hỏi chúng ta cần nỗ lực, kiên trì và làm việc sáng tạo, khoa học. - Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật hiện nay, con người cũng không ngừng đổi mới về mọi măt. Thời đại của nền công nghệ thông tin, đây là một phương pháp và dụng cụ hiện đại mà chủ yếu là máy vi tính và phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông
19. 19 tin trên lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, con người - Trong thời gian đến thực tập tại Trường, em có một số đề xuất với nhà trường như sau: - Cần đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất để áp dụng phần mềm quản lý văn bản để giúp việc tra cứu, tìm kiếm văn bản được thuận lợi, dễ dàng và nhanh chóng. Khai thác, sử dụng hiệu quả nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. - Ứng dụng công nghệ mới vào công tác quản lý văn bản để nâng cao năng xuất chất lượng, hiệu quả công việc, nâng cao khả năng hội nhập trong nước và quốc tế. - Quan tâm và phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai các công việc chuyên môn trong công tác VTLT như tổ chức lớp tập huấn, tổ chức hội thi giữa các cơ quan, đơn vị trong huyện. - Chuẩn hóa đội ngũ làm công tác Văn thư lưu trữ. - Hằng năm cử nhân viên tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ trong công tác văn thư lưu trữ. - Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ quản lý văn bản. - Ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ quản lý văn bản. - Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh nghiệp vụ quản lý văn bản trong đơn vị. - Phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ quản lý văn bản. Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin. Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. - Tạo điều liện cho cán bộ Văn thư - Lưu trữ được tiếp cận, học hỏi với sự phát triển của nghiệp vụ quản lý văn bản. - Quy định trách nhiệm của viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và xem đây là tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm. - Thực hiện các chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; bố trí phòng, kho lưu trữ (tối thiểu 20m2) và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. - Tham mưu với thủ trưởng đơn vị các văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở đơn vị, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. - Chuẩn bị các điều kiện (bố trí cán bộ, kho tàng, phương tiện) để tiến hành thu tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu từ các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu
20. 20 tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Theo dõi, báo cáo kết quả triển khai thực hiện của các cơ quan, đơn vị, đề xuất khen thưởng kịp thời những bộ phận, cá nhân đạt thành tích xuất sắc, đồng thời đề xuất xử lý những bộ phận, cá nhân vi phạm về lĩnh vực văn thư, lưu trữ để Ban Giám hiệu Trường xem xét, chỉ đạo. 3.3. Một số khuyến nghị * Về cơ cấu tổ chức: - Tổ hành chính trường Tiểu học xã Pắc Ta có cơ cấu tổ chức thực hiện các nhiệm vụ văn phòng. Viên chức ở đây là những người am hiểu chuyên môn, thành thạo trong nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Tuy nhiên với đặc điểm riêng trong nhà trường mỗi nhân viên được bố trí thêm một số công việc khác ngoài lĩnh vực chuyên môn. Như vậy sẽ có những nhược điểm là: Người thừa hành và hành động cùng một lúc nhiều mệnh lệnh. Đặc biệt có thể những mệnh lệnh đưa ra bị mâu thuẫn chồng chéo lên nhau. - Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc một cách hiệu quả, ngoài ra nhà trường cũng cần phải mạnh dạn áp dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật, các phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư tại cơ quan, đưa vào sử dụng các trang thiết bị tiên tiến để đáp ứng đầy đủ yêu cầu ngày càng cao trong hoạt động văn thư. - Thường xuyên cử cán bộ, viên chức nhà trường đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, để đáp ứng được sự thay đổi từng ngày trong công tác hành chính của nhà trường và xã hội. - Trong việc sắp xếp nhân sự, phân công công việc cần cụ thể rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo công việc, một người kiêm nghiệm nhiều công việc dễ dẫn tới việc các cán bộ không hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, hoặc chậm chễ khi hoàn thành công việc. - Lãnh đạo nhà Trường cũng cần phải kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở viên chức nhà trường trong việc thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ mà trường đã đề ra, sát sao trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực hoạt động của mình. - Cần thường xuyên tổ chức họp nhắc nhở việc thực hiện, triển khai kế hoạch hoạt động của nhà trường. Từ đó đưa ra những đề xuất kiến nghị, biện pháp khả thi hơn nữa để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. - Bố trí cho viên chức văn phòng được tham gia những lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng để thúc đấy công tác Tin học hóa nghiệp vụ quản lý văn bản. - Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới đất nước, cần phải quan tâm hơn nữa đến nghiệp vụ quản lý văn bản, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm công tác này.
21. 21 + Đảm bảo cơ sở vật chất, có các khoản trợ cấp về độc hại, luôn động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán bộ trong cơ quan. - Đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu. - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản. - Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngôn và quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ. - Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu quả các văn bản của Đảng và Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. - Cần quan tâm phát triển nghiệp vụ quản lý văn bản để tạo nên sự phát triển chung cho toàn Trường.
22. 22 C. PHẦN KẾT LUẬN - Sau gần 2 tháng thực tập tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta em đã có điều kiện kiểm chứng trong thực tiễn những kiến thức mà mình đã được học trên ghế nhà trường. Trong quá trình đó em cũng đã đi sâu nghiên cứu nhiều hơn nghiệp vụ quản lý văn bản của nhà trường, em đã tích lũy thêm được nhiều kiến thức chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ. - Nhìn chung công tác văn thư của nhà trường khá tốt và đã đem lại hiệu quả nhất định. - Trong suốt thời gian thực tập em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức về các lĩnh vực và rút ra được những kinh nghiệm quý báu cho bản thân để hoàn thành tốt khóa thực tập và viết báo cáo thực tập cũng như chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp. Song bên cạnh đó em vẫn tự thấy mình còn rất nhiều khuyết điểm. Tuy nhiên nhờ sự giúp đỡ của cán bộ trong đơn vị em đã khắc phục được nhiều khuyết điểm của mình. - Qua đó em đã có được những kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà em đã được học ở trường, từ đó giúp em rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu về công tác nghiệp vụ quản lý văn bản giúp ích cho công việc sau này của mình. Do còn thiếu kinh nghiệm và thời gian thực tập có hạn nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu xót em mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn. - Trên đây là “Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Ngành Văn thư - Lưu trữ“ do em viết sau đợt thực tập tại Trường Tiểu học xã Pắc Ta. Được sự giúp đỡ của Trường, đặc biệt là các đồng chí trong tổ Hành chính đối với bản thân em. Nhờ sự tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt, những chỉ bảo, hướng dẫn tận tâm của các thầy cô trong nhà trường đã giúp em hoàn thành đợt thực tập quan trọng này. - Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong tổ Hành chính cùng toàn thể CBQL, GV, NV trường Tiểu học xã Pắc Ta đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập cũng như viết báo cáo thực tập tốt nghiệp. - Em xin chân thành cảm ơn!
23. 23 D. PHỤ LỤC I. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nghị định 30/2020/NĐ, ngày 5/3/2020 vê công tác văn thư lưu trữ. 2. Quy chế văn thư - lưu trữ của trường Tiểu học xã Pắc Ta 3. Quy chế hoạt động của trường Tiểu học xã Pắc Ta 4. Các mẫu văn bản tài liệu tham khảo của trường ĐHNV Hà nội 5. Một số tài liệu tham khảo khác. II. HÌNH ẢNH CÁC TRANG THIẾT BỊ PHỤC VỤ TRONG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC XÃ PẮC TA. Hình ảnh 1: Máy tính, máy in, máy scan phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ
24. 24 Hình ảnh 2: Máy phô tô phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ
25. 25 Hình ảnh 3: Kho lưu trữ trường Tiểu học xã Pắc Ta