Bài thi môn Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Đề số 2

Nội dung text: Bài thi môn Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Đề số 2

1. BÀI THI MÔN TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỀ BÀI Đề số 2: Tìm hiểu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại một lưu trữ cơ quan. TRẢ LỜI I. Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của công tác tổ chức khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Khái niệm: - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin có trong tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu hiện hành của các cơ quan tổ chức và cá nhân. 2. Mục đích: - Để biến các thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ nhằm đưa tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích khác nhau của đời sống xã hội (như hoạt động các cơ quan, tổ chức, các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính của công dân). - Có thể nói nhu cầu và mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các quốc gia, các cơ quan, tổ chức và công dân rất phong phú và đa dạng. Để có được các thông tin từ tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tìm đến các cơ quan lưu trữ, cần sự giúp đỡ của các cơ quan lưu trữ. Đó chính là tiền đề, là cơ sở và cũng là mục đích của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 3. Ý nghĩa: - Là hệ quả của quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Là cơ sở để đánh giá các quy trình nghiệp vụ trước đó. Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của cho Nhà nước và nhân dân. Là cầu nối giữa lưu trữ và xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ. Là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ. - Có thể nói, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đem lại hiệu quả góp phần nâng cao lòng yêu nghề và là nguồn động viên cho các cán bộ lưu trữ cả về vật chất lẫn tinh thần. II. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan đang công tác như sau: - Trường Tiểu học xã Pắc Ta là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Phòng Giáo dục và đào tạo huyện; có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo về chuyên môn.
2. 2 - Trường Tiểu học xã Pắc Ta gồm: + Hội đồng trường + Ban Giám hiệu + Hội đồng thi đua khen thưởng + Hội đồng kỉ luật + Chi bộ Đảng + Công đoàn + Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh + Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh + 05 Tổ chuyên môn + 01 Tổ văn phòng - Tài liệu hình thành trong Trường Tiểu học xã Pắc Ta là tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn. Phục vụ cho công tác dạy và học. - Tài liệu hình thành trong nhà trường có giá trị thực tiễn. - Công tác lưu trữ được thực hiện tại bộ phận văn phòng của nhà trường, do đồng chí làm công tác văn thư lưu trữ quản lý và thực hiện. Chưa có phòng lưu trữ, có tủ đựng tài liệu riêng. - Cán bộ làn công tác lưu trữ: 01 đồng chí, chưa được đào tạo về công tác lưu trữ. - Cơ sở vật chất cho công tác lưu trư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác lưu trữ, tài liệu của trường Tiểu học xã Pắc Ta được lưu trữ và quản lý tại trường Tiểu học xã Pắc Ta, do chưa có phòng lưu trữ và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trư nên tài liệu của bộ phận nào do bộ phận đó lưu trữ. - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện hàng năm theo quy định. - Tài liệu lưu trữ của nhà trường theo từng năm học do đồng chí văn thư quản lý trực tiếp và quản lý gián tiếp qua danh mục hồ sơ. - Việc lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy. - Do cơ sở vật chất tại nhà trường còn thiếu thốn, chưa có phòng lưu trữ riêng, chưa có phòng đọc riêng nên việc tổ chức, sử dụng tài liệu còn hạn chế. - Việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng lưu trữ là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại
3. 3 - Thông báo nội dung tài liệu là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chủ động và năng động của cơ quan. Mục đích của hình thức này nhằm giúp các cơ quan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, qua đó họ có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể. - Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường xuyên của cơ quan. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lí cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng. - Tài liệu lưu trữ của cơ cơ quan được khai thác, sử dụng khi Ban giám hiệu, giáo viên, nhân viên trong nhà trường có nhu cầu thì đến trực tiếp bộ phận lưu trữ , bộ bận lưu trữ có trách nhiệm cung cấp các loại tài liệu theo và thực hiện các bước theo đúng quy định. - Nâng cao hơn nữa nhận thức chung của độc giả về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và vai trò công tác lưu trữ là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức khai thác triệt để giá trị tài liệu lưu - Tiếp tục tuyên truyền, tập huấn Luật lưu trữ và các văn bản khác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ nhằm để hiểu rõ vai trò của công tác văn thư lưu trữ và nâng cao vai trò trách nhiệm của người làm công tác văn thư lưu trữ; từ đó, quan tâm đầu tư đúng mức trên cả hai phương diện là chỉ đạo và tổ chức thực hiện để làm cho công tác văn thư lưu trữ ngày càng phát triển. - Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất cho ngành lưu trữ. Các cơ quan bố trí phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; đồng thời bố trí kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu. - Ứng dụng những thành tựu của khoa học công nghệ nhất là tin học vào công tác lưu trữ. - Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, nhu cầu cần thông tin và khai thác nhanh thông tin đã trở thành vấn đề bức bách đối với tất cả mọi người. Để giải quyết yêu cầu khai thác nhanh thông tin, cần đẩy mạnh bổ sung, hoàn thiện thông tin trong các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã xây dựng; tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin; sớm bổ sung ban hành quy chế về quản lý, khai thác, tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất nhất là ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và sử dụng có hiệu quả trong thời gian đến./.