Bài thi môn Bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

Nội dung text: Bài thi môn Bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

1. BÀI THI MÔN BẢO QUẢN, TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Đề bài Đề số 02: Tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ tại một cơ quan/tổ chức. Đề xuất các biện pháp khắc phục? Bài làm Đề số 02: * Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ tại một cơ quan/tổ chức. 1. Do vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin. 1.1 Vật mang tin: - Khái niệm: Vật mang tin là loại vật liệu có thể dùng để ghi lại chữ viết, bản vẽ, hình ảnh, âm thanh - Các loại vật mang tin: Giấy, gỗ, đá, tranh, ảnh - Thành phần của giấy: + Giấy công nghiệp được sản xuất từ nguồn nguyên liệu chủ yếu là gỗ hoặc giấy tái chế, thành phần bao gồm sợi cellulose từ gỗ hoặc rơm rạ, ngoài ra còn có các chất độn. + Trong đó 40%-50% cellulose, 10% - 55% hemicellulose, 20% - 30% lignin, 6% - 12% các hợp chất hữu cơ khác, 0.3% - 0.8% hợp chất vô cơ. 1.2 Chất liệu ghi tin: + Mực gồm nhiều loại như: mực nho, mực viết thường, mực in, mực dấu, mực sao in ánh sáng, bút chì Độ bền của mực phụ thuộc vào thành phần hóa học của các chất liệu tạo ra chúng + Thành phần của mực bao gồm: Chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống cặn. Mực càng bám chặt vào sợi giấy càng khó hào tan thì đường nét, hình vẽ càng bền. + Loại mực viết phổ biến hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có màu. Trong đó, độ axit càng lớn thì càng bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy. + Đối với loại mực in có tỉ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, intypô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy nên ít bị nhòe hay bay màu hơn mực viết khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm. - Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hoà tan thì đường nét, hình vẽ càng bền. Các tài liệu lưu trữ của nước ta hiện nay có sử dụng nhiều loại mực khác nhau. Các tài liệu cổ như Châu bản Triều Nguyễn, tài liệu chữ Nôm được viết bằng mực nho. Mực nho được cấu tạo chủ yếu gồm muội than là thành phần cácbon gần như nguyên chất nên rất bền vững khó bị tác động của ánh sáng phân huỷ, do đó những tài liệu viết bằng loại mực này bảo quản được lâu dài. Những loại mực viết phổ biến hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có màu. Trong các
2. 2 loại mực đó, độ axit càng lớn thì càng bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm cao làm cho tài liệu dễ bị bay màu, ăn thủng giấy. Đối với loại mực in có tỷ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, intypô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy nên ít bị nhoè hay bay màu hơn mực viết khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm. Tuy nhiên, nếu sử dụng các loại mực kém chất lượng, không đúng chủng loại của các loại máy in, máy photocopy sẽ làm tài liệu bị bay màu, mờ chữ nhanh sau một thời gian bảo quản. Đối với loại mực in dùng cho máy Fax rất dễ phai màu và khó bảo quản lâu dài. Ngoài ra, bút chì đen và bút chì màu cũng được dùng để thể hiện đường nét và hình vẽ. Bút chì đen được cấu tạo bởi than chì và đất sét nên có tính ổn định về mặt hoá học và chịu được tác động bởi nhiệt độ. Tuy nhiên, độ kết dính vào giấy không chắc chắn nên dễ bị tẩy xoá. Bút chì màu tuy có độ kết dính vào giấy chắc chắn hơn nhưng do được cấu tạo từ các chất nhuộm màu vô cơ và hữu cơ nên dễ bị biến đổi nếu có tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm. 2. Do điều kiện tự nhiên. 2.1. Nhiệt độ không khí. - Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nắng nóng , mưa nhiều nên nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng 25°c và độ ẩm tương đối trên 80%. Như vậy là trái đất ngày càng nóng lên và trở thành điều kiện bất lợi cho công tác bảo quản an toàn tài liệu. 2.2. Độ ẩm. - Chúng ta biết mặc dù giấy và mực có độ bền tương đối, song những chất liệu khác (bột giấy nghiền, mực làm từ acid) sẽ hư hỏng nhanh chóng dưới môi trường không đảm bảo. Dù chúng ta không thể triệt tiêu mọi quá trình lão hoá của tài liệu, song chúng ta có thể làm chậm lại đáng kể quá trình hư hỏng của tài liệu, thông qua việc tạo ra môi trường ôn hoà. Việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm tương đối là một nhiệm vụ khó khăn. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm tương đối có ý nghĩa then chốt để kiểm soát môi trường hiệu quả, từ đó có kế hoạch tổng thể về trang thiết bị và bảo vệ chống ỉại những biến đổi khí hậu có thể xảy ra. Việc kiểm soát môi trường rất quan trọng vì nhiệt độ, độ ẩm tương đối không thích hợp có thể hạn chế nghiêm trọng đến tuổi thọ của tài liệu hoặc kích thích sự phát triển của nấm mốc, côn trùng. Chúng ta biết rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác, thay đổi trong yếu tố này, có thể đưa tới thay đổi yếu tố kia. Vì vậy chúng ta phải luôn cần duy trì một chế độ nhiệt độ, độ ẩm tương đối ổn định 2.3. Ánh sáng. - Có 2 nguồn ánh sáng là tự nhiên và nhân tạo. Mặc dù tất cả các bước sóng ánh sáng đều có hại, nhưng tia cực tím (UV) là có hại nhất đối với các tài liệu lưu trữ vì cường độ năng lượng cao của nó. Ánh sáng mặt trời có tỷ lệ tia cực tím cao
3. 3 làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc phân tử mực và chất kết dính từ đó gây ra tác động quang hoá làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bạc màu. Ánh sáng tác động tới tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình làm mất đi hình ảnh, âm thanh. Ánh sáng ban ngày sáng hơn và có cường độ mạnh hơn nên gây hư hại nhiều hơn so với hầu hết các dạng ánh sáng nhân tạo. Do đó trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu. 2.4. Bụi. - Bụi là nhân tố phá hoại tài liệu đáng lưu ý. Bụi có nhiều loại như bụi tự nhiên (đất, cát), bụi cơ khí (từ các nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp), bụi vi sinh vật. Bụi tự nhiên và bụi cơ khí bám vào tài liệu, cọ xát và làm thành các vết xước hư hại tài liệu. Bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm, mốc, côn trùng phát triển và phá hoại tài liệu. Vì vậy, khi xây dựng kho và bảo quản tài liệu cần có biện pháp hạn chế bụi bằng cách không xây dựng kho ở những nơi có nhiều bụi như khu vực ven biển hoặc gần khu công nghiệp và cần vệ sinh kho tàng, tài liệu thường xuyên. 2.5. Khí độc. - Khí hoá chất có thể là khí thải từ các dư lượng hoá chất còn lại trong công tác bảo quản, ô nhiễm từ môi trường bên ngoài hoặc sản sinh ra từ tài liệu. Khí hoá chất gồm có: Dioxitsunflir (S02), OxitNitơ (NO); Dioxitcacbon (C02); khí ôzôn (03) là những chất gây ra hư hại cho tài liệu. Một số khí acid có thể tạo thành acid nếu độ ẩm trong kho quá cao. Khí ôzôn là ôxy hoá phản ứng mạnh và có thể gây ra tai họa đặc biệt với giấy tráng nhũ gelatin. Những nhân tố làm tăng ảnh hưởng của khí acid là nhiệt độ, độ ẩm cao trong môi trường kho, tất cả những điều này làm tăng tác động của khí acid lên tài liệu 2.6. Thiên tai. - Thiên tai là yếu tố khách quan gây ảnh hưởng xấu tới tài liệu lưu trữ đặc biệt ở các vùng như thanh hóa, hà tĩnh rất khó khăn trong công tác bảo quản tài liệu. 2.7. Côn trùng, nấm mốc và các loại gặm nhấm. - Côn trùng là sinh vật gây hại cho tài liệu và tư liệu với tốc độ rất nhanh (đặc biệt là mối). Côn trùng không những cắn, phá tài liệu, tư liệu mà còn đào thải các chất cặn bã lên bề mặt tài liệu và đó cũng là nguyên nhân để nấm mốc phát triển. Các loài côn trùng thường gặp trong kho tài liệu là ba đuôi, gián, bọ cánh cứng Côn trùng có trong kho từ 3 nguồn khác nhau: Tài liệu nhập vào kho đã có côn trùng, côn trùng có sẵn trong kho và từ bên ngoài xâm nhập vào. Thức ăn chủ yếu của côn trùng là chất liệu có chứa xenlulo như: giấy, vải Côn trùng đẻ ra trứng, sau đó phát triển thành ấu trùng và thành con trưởng thành. Quá trình này hoàn toàn phụ thuộc vào nhiệt độ, độ ẩm. Nếu nhiệt độ, độ ẩm cao côn trùng sẽ phát triển một cách nhanh chóng.
4. 4 - Nấm mốc là những thể nấm rất nhỏ bé, tự sinh sống bằng cách tự hấp thụ thức ăn ở khắp nơi trên bề mặt của hiện vật. Sự phát triển của nấm mốc phụ thuộc vào 2 nhân tố: dinh dưỡng và môi trường sống. Các chất liệu có nguồn gốc hữu cơ như giấy, vải, hồ dán đều trở thành môi trường dinh dưỡng của nấm mốc. Nhiệt độ, độ ẩm, ôxy có vai trò quyết định đến sự xâm nhập và phát triển của nấm mốc. Độ ẩm tương đối trên bề mặt chất liệu lớn hơn độ ẩm tương đối trong phòng kho là nhân tố tác động đến sự phát triển của nấm mốc mà độ ẩm tương đối lại phụ thuộc vào sự thông thoáng và nhiệt độ. Khi độ ẩm tương đối >70% thì các bào tử nấm mốc phát triển. Nhiệt độ trung bình phát triển của nấm mốc là trên 22°c, tuy nhiên cũng có ỉoài nấm mốc phát triển ở nhiệt độ, độ ẩm cao hơn hoặc thấp hom. Ôxy cũng rất cần cho sự phát triển của nấm mốc. Trong môi trường không có ôxy hoặc thiếu ôxy có thể tránh được sự xâm hại của nấm mốc. Các bào tử nấm tản ra và phát tán trong môi trường nhờ sự lưu thông của không khí, sự di chuyển của côn trùng - Nấm mốc và côn trùng có quan hệ tương tác lẫn nhau. Nấm mốc phát triển được ngoài nhờ nhiệt độ, độ ẩm thích hợp còn do sự di chuyển và chất đào thải của côn trùng; côn trùng dùng bào tử nấm mốc để làm thức ăn và là nơi đẻ trứng. - Các loại gặm nhấm như chuột, bọ ảnh hưởng lớn tới công tác bảo quản vì thế cần phải có phương pháp xử lý đối với nguyên nhân này một cách hiệu quả nhất. 3. Do điều kiện bảo quản và việc sử dụng tài liệu lưu trữ. 3.1. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản. - Kho lưu trữ. + Không có kho. + Có kho nhưng không đạt yêu cầu. + Kho đúng quy định. 3.2. Nguyên nhân do việc sử dụng tài liệu lưu trữ. - Nguyên nhân do con người. + Kẻ địch, kẻ gian. + Lãnh đạo cơ quan. II. Đề xuất các biện pháp khắc phục - Trên cơ sở các nội dung về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; tùy theo tình hình cụ thể về kho lưu trữ và cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu hiện có, văn thư đề xuất xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc bảo quản tài liệu phù hợp với tình hình điều kiện tại cơ quan mình, nhất là đối với các cơ quan, tổ chức đang tiến hành thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý. 1. Quy định các chế độ bảo quản trong kho lưu trữ
5. 5 - Để công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng quy định và an toàn, cơ quan cần có các quy định sau: - Nội quy sử dụng tài liệu - Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng, số lượng của tài liệu lưu trữ - Chế độ làm vệ sinh kho bảo quản tài liệu và tài liệu - Chế độ phòng cháy, chữa cháy - Chế độ môi trường trong kho lưu trữ - Các quy trình, quy phạm trong thao tác, sử dụng hóa chất. 2. Sắp xếp tài liệu trong kho - Tài liệu trong kho lưu trữ cần được sắp xếp khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, kiểm tra và tra tìm tài liệu, giúp cho cán bộ lưu trữ nắm được địa chỉ tài liệu, số lượng, chất lượng của tài liệu từ đó quản lý và phục vụ tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Ngoài ra, việc sắp xếp khoa học tài liệu còn giúp cho việc xử lý nhanh chóng các sự cố và phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu. Đối với những kho bảo quản nhiều phông lưu trữ thì trước hết tài liệu được sắp xếp theo khối phông. Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau, để gần nhau sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Tiếp đó tài liệu được sắp xếp theo phông lưu trữ. Tài liệu của phông nào được sắp xếp theo phông lưu trữ đó, không được để lẫn tài liệu của phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác. Trong phạm vi một phông, tài liệu được sắp xếp theo thứ tự của hồ sơ trong phông. Các hồ sơ này sắp xếp trong các cặp, hộp được đánh số thứ tự và xếp lên các khoang giá theo quy định từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và phải đảm bảo nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Đối với các giá trong kho cần được sắp xếp sao cho tiết kiệm diện tích, thông thoáng kho tàng, thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại đồng thời thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp và thống kê, kiểm tra tài liệu. Đối với các giá cố định, khi sắp xếp cần để khoảng trống cần thiết giữa các giá khoảng 50 cm, đối với các giá di động thì cứ 5 giá xếp liên tiếp cần để một khoảng trống khoảng 50 cm để tiện cho công tác vệ sinh và tra tìm tài liệu. Đối với những kho bảo quản nhiều phông, sử dụng nhiều giá để tài liệu thì cần lập bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá. Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông cho biết tài liệu của phông đó để theo ngăn nào, giá nào trong kho. Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá là bảng theo dõi chỗ để tài liệu trên giá và cho biết tài liệu đó thuộc phông nào. Các bảng chỉ dẫn này được làm thành các tấm thẻ bìa cứng có cùng kích thước và sắp xếp theo từng bảng chỉ dẫn. Mỗi khi có yêu cầu sắp xếp lại tài liệu trong kho thì các tấm thẻ cần được thay đổi theo sự sắp xếp mới. 3. Phòng, chống các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ. 3.1. Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin và phương pháp ghi tin
6. 6 - Để bảo quản an toàn tài liệu chống lại nguy cơ tài liệu bị xuống cấp, lão hoá và tự thân huỷ hoại cần sử dụng loại giấy hiện đại có chứa một lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ 6-10). Trong điều kiện hiện nay, về cơ bản các cơ quan, tổ chức đều đã được trang bị các thiết bị văn phòng, do đó để đảm bảo tài liệu được bảo quản lâu dài thì quá trình làm ra văn bản bên cạnh việc lựa chọn loại giấy thì cũng cần chú ý đến việc sử dụng mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt và phương pháp ghi tin có độ bền cao. 3.2. Phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ do điều kiện tự nhiên - Đảm bảo độ ẩm thích hợp trong kho lưu trữ. Vì độ ẩm là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ, do đó trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đảm bảo độ ẩm thích hợp trong kho lưu trữ là vấn đề cần quan tâm hàng đầu. Trong điều kiện cơ sở vật chất có thể, cơ quan nên trang bị các thiết bị phòng, chống ẩm như máy hút ẩm, máy điều hoà không khí. Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hoà không khí tuỳ thuộc vào diện tích, độ kín của kho và vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ - Độ ẩm để bảo quản tài liệu phòng đó. Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để đảm bảo các máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm. Nếu chưa có điều kiện trang bị máy móc, cơ quan có thể áp dụng một số biện pháp truyền thống sau: - Thông gió: Áp dụng trong điều kiện không khí trong kho ẩm ướt hơn không khí ngoài trời. Có hai cách thông gió là thông gió tự nhiên và thông gió bằng máy. Khi áp dụng phương pháp này cần chú ý: Nhiệt độ ngoài kho không cao quá 320C và không thấp hơn 100C; Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho; Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ hơn nhiệt độ điểm sương trong kho. Về chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây. Đây là biện pháp đơn giản, rẻ tiền nhưng nhược điểm là khi thông gió bụi và côn trùng có điều kiện thâm nhập vào kho. - Bao gói cách ly độ ẩm: Là biện pháp chủ động để tránh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu khô được cho túi chất dẻo, giấy dầu, giấy paraphin để bao gói. Có thể cho thêm vào túi Silicagen và chất chống nấm mốc. Biện pháp này chủ yếu áp dụng đối với tài liệu ảnh. - Dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu: Trong trường hợp tài liệu bị ướt do mưa bão, lụt thì dùng tủ sấy, bóng điện sơn mờ để sấy tài liệu ở nhiệt độ không quá 35-36oC. Lưu ý không được dùng than, củi và sấy tài liệu. Các tài liệu phim ảnh, phim, băng, bản sao in tuyệt đối không được sấy. Về chế độ ẩm tiêu chuẩn cần duy trì trong kho nhằm bảo quản tốt tài liệu lưu . Để đảm bảo được nhiệt độ nêu trên thì tại các kho lưu trữ cần trang bị các thiết bị kiểm soát và duy trì nhiệt độ bao gồm: nhiệt kế, quạt thông gió, điều hoà cục bộ, điều hoà trung tâm. Hạn chế ánh sáng trong kho bảo quản tài liệu lưu trữ Do ánh sáng và đặc biệt là ánh sáng tự
7. 7 nhiên gây nhiều tác động không tốt cho tài liệu lưu trữ nên trong công tác bảo quản cần chú ý một số vấn đề sau: - Trước hết đối với kho lưu trữ đặt trong trụ sở cơ quan, về địa điểm cần tránh hướng Tây, chọn phòng có ít cửa sổ. Sử dụng rèm chắn sáng với màu sắc phù hợp. - Tài liệu cần để trong các cặp hộp kín - Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho. - Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là 100 lux. d) Phòng, chống bụi Trước hết địa điểm xây dựng kho lưu trữ cần chú ý không xây dựng ở những nơi có nhiều bụi như khu vực ven biển hoặc gần khu công nghiệp. - Tài liệu cần được bảo quản trong bìa, cặp, hộp kín. - Thường xuyên vệ sinh kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu và tài liệu thường xuyên. Việc vệ sinh kho bảo quản được thực hiện theo trình tự: + Chuẩn bị + Vệ sinh trần kho + Vệ sinh tường kho (mặt bên trong) + Vệ sinh cửa sổ + Vệ sinh các trang thiết bị trong kho + Vệ sinh giá và hộp bảo quản tài liệu + Vệ sinh sàn kho + Vệ sinh cửa ra vào + Vệ sinh hành lang + Kiểm tra vệ sinh kho + Kết thúc Đối với tài liệu lưu trữ trên giấy, việc vệ sinh tài liệu được thực hiện theo quy trình: + Chuẩn bị + Vệ sinh hộp bảo quản tài liệu (bên trong) + Vệ sinh bìa hồ sơ + Vệ sinh tài liệu + Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ + Đưa tài liệu vào hộp bảo quản tài liệu + Xếp hộp tài liệu lên giá + Kiểm tra vệ sinh tài liệu + Kết thúc Lưu ý: Nồng độ bụi trong kho phải 7.0) phản ứng với các axít trên giấy để tạo thành dạng muối trung tính hoặc các chất dễ bay hơi. Trên cơ sở nguyên lý trên, hiện nay có hai phương pháp cơ bản để khử axít cho tài liệu lưu trữ gồm: - Phương pháp khử nước: sử dụng các hóa chất có tính kiềm như Ca(OH)2 , Mg(OH)2, Ca(HCO3)2, CaCl2, NH4HCO3, nước amoniac, hòa tan hoặc phân bố vào trong môi trường nước tạo thành dung dịch có tính kiềm. Giấy nhiễm axít được phun phủ hoặc nhúng bằng dung dịch này sau đó đem sấy khô. - Phương pháp khử khô hay khử bằng hơi: sử dụng các tác nhân có tính kiềm có khả năng bay hơi để khuyếch tán vào trong tài liệu và phản ứng với các axít tạo thành muối trung tính và các chất dễ bay hơi. Các hóa chất được sử dụng trong phương pháp này gồm hơi amoniac, xycloexaminacacbonnat, các hợp chất cơ kim của Mg, Zn Về quy trình, khử axít cho tài liệu giấy được thực hiện theo Quyết định số 230/QĐ- VTLTNN ngày 20/11/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình khử axít cho tài liệu giấy. 4. Biện pháp phòng, chống cháy - Nguyên nhân gây cháy có thể là do chủ quan của cán bộ, nhân viên không chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc trong kho, do kẻ gian phá hoại gây nên cháy hoặc do khách quan chập điện. Để phòng cháy thì cơ quan lưu trữ cần có quy định nghiêm ngặt về phòng cháy, chữa cháy bao gồm: Nội quy ra vào cơ quan
8. 8 phải chặt chẽ; quy định về việc phòng và chữa cháy. Các đường dẫn điện trong kho phải đặt ngầm hoặc bọc kín. Dụng cụ phòng, chữa cháy phải được trang bị đầy đủ quanh khu vực kho. Trang bị hệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động. Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu. Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bọt tetraclorua cacbon. Ngoài ra cần lưu ý là việc thiết kế kho phải có cầu thang thoát hiểm, xung quanh kho cần đảm bảo diện tích cho xe cứu hỏa có thể tiếp cận khu vực kho và đường thoát cho xe vận chuyển tài liệu. Khi phát hiện kho tàng bị cháy, phải thực hiện các biện pháp chữa cháy như: - Cách ly vật bị cháy - Làm lạnh cục bộ khu vực cháy - Làm ngạt hơi cháy Công tác kiểm tra định kỳ phòng cháy chữa cháy 5. Nâng cao nhận thức trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Trước hết đối với người đứng đầu cơ quan, tổ chức cần nhận thức và thực hiện trách nhiệm được quy định tại điều 25 của Luật lưu trữ là: xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và đảm bảo việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Đối với từng cán bộ, công chức cần có biện pháp tuyên truyền để họ hiểu được ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức từ đó có ý thức thu thập, giữ gìn tài liệu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Quá trình khai thác, sử dụng tài liệu cần có ý thức bảo vệ an toàn tài liệu và thông tin tài liệu. Với cán bộ lưu trữ cần đảm bảo các tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp như: cẩn thận và tuân thủ nghiêm các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ; tận tụy, trách nhiệm và có tâm huyết với nghề, với công việc; giữ gìn bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị; chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ. Thực tế cho thấy nếu cán bộ lưu trữ tức là người trực tiếp bảo quản tài liệu tận tâm với công việc thì có thể kịp thời phát hiện những nhân tố phá hoại tài liệu để có biện pháp ngăn chặn, với chuyên môn được trang bị tốt cán bộ lưu trữ cũng xác định được biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cũng như biết cách để xử lý những hư hỏng của tài liệu đúng phương pháp nghiệp vụ. 6. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 6.1. Kho lưu trữ Kho lưu trữ là nơi bảo quản tài liệu lưu trữ. Trong thực tế chúng ta gặp các dạng kho lưu trữ sau: Kho lưu trữ chuyên dụng là dạng kho được xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định. Kho lưu trữ chuyên dụng là công trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ
9. 9 công chúng. Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu chung sau đây: - Về địa điểm: thuận tiện giao thông; có địa chất ổn định, xa các chấn động nền; có địa thế cao, thoát nước nhanh; không ở gần các khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết. - Đảm bảo kết cấu bền vững; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. - Thiết kế hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. - Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hoá. Những yêu cầu cụ thể đối với kho lưu trữ chuyên dụng xem Thông tư số: 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Kho lưu trữ không chuyên dụng là dạng kho được bố trí hoặc xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ không theo quy định. Đây là dạng kho lưu trữ đặt trong trụ sở làm việc của các cơ quan, tổ chức. Đối với dạng kho này cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận chuyển tài liệu. - Về diện tích phòng kho: đảm bảo đủ diện tích để bảo quản tài liệu. - Về môi trường trong phòng kho bảo quản: đảm bảo các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc. - Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn. - Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, đối với kho lưu trữ ở cấp xã, phường, thị trấn cần chú ý: - Phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí một phòng độc lập trong trụ sở Ủy ban nhân dân với diện tích tối thiểu 20m2 . - Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời. - Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng. - Môi trường trong phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ, thoáng mát. Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn. - Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy. Trên thực tế ở nhiều cơ quan, tổ chức còn sử dụng kho tạm tức là nhà cấp 4 hoặc tận dụng hành lang, cầu thang để bảo quản tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản thấp. Bên cạnh đó, còn có kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ: là nhà kho chuyên dụng để bảo quản riêng biệt bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tách rời nơi bảo quản tài liệu lưu trữ bản gốc, bản chính hoặc ngược lại. Kho bảo hiểm tài liệu
10. 10 lưu trữ thường được thiết kế đặc biệt, phù hợp với từng loại hình vật mang tin tài liệu bảo hiểm. Vị trí kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ thường được xây dựng cách xa nơi bảo quản tài liệu lưu trữ ít nhất 50 m để đề phòng mọi sự cố. Kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ được bảo vệ an toàn, không quảng bá công khai mà chỉ riêng cán bộ quản lý ngành lưu trữ và các viên chức của cơ quan lưu trữ làm việc với nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ bảo hiểm cần biết. Tùy theo điều kiện và hoàn cảnh cụ thể mà kho bảo hiểm tài liệu lưu trữ có thể bảo quản bản sao bảo hiểm, hoặc bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. 6.2. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Trang thiết bị bảo quản trong kho vừa là phương tiện để bảo quản tài liệu vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu. Thông thường trong một kho lưu trữ thường có các phương tiện bảo quản sau: - Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Giá bảo quản tài liệu lưu trữ được cấu tạo từ các thép tấm mỏng mạ kẽm được sơn chống gỉ và sơn màu, cũng có thể làm từ thép không gỉ hoặc kim loại khác tùy theo yêu cầu. Việc sử dụng vật liệu làm giá bằng kim loại sẽ tránh được tác động của côn trùng, ẩm mốc. Mặt khác sử dụng loại giá lắp ghép sẽ dễ dàng tháo, lắp, di chuyển. Lưu ý là giá sau lắp hoàn chỉnh phải ngay ngắn, chắc chắn, các tấm đợt, thanh giằng, ốc liên kết phải chắc chắn, cân đối. Theo TCVN 9253: 2012 về giá bảo quản tài liệu lưu trữ ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐBKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ. Độ chịu tải của giá tối thiểu là 30 kg. Giá compact - Tủ Trong việc bảo quản ở các kho lưu trữ được sử dụng nhiều loại tủ như tủ đựng hồ sơ, tủ đựng bản can, bản đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ Tủ hồ sơ chỉ thích hợp với những tài liệu bảo quản tại các phòng làm việc hiện hành. Đối với tài liệu quan trọng thì có thể dùng tủ sắt hoặc thiết bị bảo quản đặc biệt khác. Các yêu cầu về vật liệu làm tủ cũng giống như vật liệu làm giá. - Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ giúp tránh bụi và tác động của ánh sáng chiếu vào tài liệu, hộp cũng được sử dụng cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu. Theo TCVN 9252: 2012 về hộp bảo quản tài liệu lưu trữ ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ. Ngoài ra, trong các kho lưu trữ chuyên dụng còn sử dụng hộp đựng microfilm. Loại hộp này được làm bằng vật liệu các tông không axit và không lig-nin. - Bìa hồ sơ: Theo TCVN 9251: 2012 về bìa hồ sơ lưu trữ ban hành theo Quyết định số: 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ. Ngoài các trang thiết bị bảo quản nêu trên, để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ theo điều kiện kinh phí có thể đầu tư những phương tiện và thiết bị thích hợp như: Hệ thống báo động; thiết bị phòng và chống cháy (thiết bị báo khói, thiết bị báo cháy, cát, bao tải dập lửa, bình chữa cháy); thiết bị thông gió, thiết bị chống ẩm (máy điều hoà, quạt thông gió, máy hút ẩm); thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm (ẩm kế, nhiệt kế); dụng cụ làm vệ sinh tài liệu (máy hút bụi, máy lọc
11. 11 bụi), các phương tiện vận chuyển như: thang máy, xe đẩy; trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ. 7. Lập bản sao bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ - Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ (Điều 2- Luật lưu trữ) Trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cũng như các phông lưu trữ cơ quan có những tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm. Những tài liệu này thường chỉ có một bản. Nhiều tài liệu được sản sinh từ thời Phong kiến, thời Pháp thuộc hoặc các thời kỳ trước cách mạng, do ảnh hưởng của môi trường, khí hậu và chất liệu chế tác nên dễ bị hư hỏng. Vì vậy, một yêu cầu cấp bách đặt ra là các cơ quan lưu trữ cần phải có biện pháp bảo vệ những tài liệu này bằng cách hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, việc sử dụng tài liệu sẽ được thực hiện với bản sao bảo hiểm của tài liệu đó. Hiện nay, các bản sao bảo hiểm được lưu trữ tại một kho lưu trữ đặc biệt là kho lưu trữ Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia (Hà Nội). Như vậy đối với những phông có nhiều tài liệu quý, hiếm thì những tài liệu là bản gốc sẽ được sao thành hai bản: một bản sao bảo hiểm và một bản sao để độc giả có thể sử dụng trực tiếp còn bản gốc của tài liệu chỉ được đưa ra phục vụ khai thác trong những trường hợp thật đặc biệt. 8. Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. - Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ được thực hiện để xử lý tài liệu đã hư hỏng, mất mát. Tu bổ tài liệu lưu trữ là sửa chữa vật mang tin tài liệu để thông tin được đảm bảo an toàn trên vật mang tin và sử dụng có hiệu quả lâu dài tài liệu. Các hình thức được sử dụng trong tu bổ tài liệu như: cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy. - Ngoài các biện pháp kỹ thuật nêu trên trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cần chú ý phòng, chống tác động của các yếu tố như hạn chế ánh sáng quá mức bằng cách bảo quản tài liệu trong các cặp, hộp kín, hạn chế cửa sổ trong kho lưu trữ, sử dụng đèn chiếu sáng phù hợp đảm bảo độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux. Để phòng, chống bụi thì tài liệu phải được bảo quản trong cặp, hộp kín, kho lưu trữ phải được xây dựng ở nơi có môi trường không khí trong sạch, hệ thống cửa kho phải kín và khít, thường xuyên vệ sinh kho tàng, sử dụng máy hút bụi nhằm đảm bảo nồng độ bụi trong kho phải./.