Bài thi môn Tổ chức quản lý văn bản và con dấu

Nội dung text: Bài thi môn Tổ chức quản lý văn bản và con dấu

1. BÀI THI MÔN TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CON DẤU ĐỀ BÀI Đề 01: Từ những kiến thức đã học, anh (chị) hãy trình bày các bước trong quy trình quản lý văn bản đi của một cơ quan, tổ chức. Nhận xét và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức. TRẢ LỜI - Công tác quản lý văn bản là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. - Công tác quản lý văn bản đi được quy định thực hiện thống nhất tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03 tháng 5 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, I. Các bước trong quy trình quản lý văn bản đi của cơ quan. - Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản. - Bước 2: Đăng ký văn bản đi. - Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử). - Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Bước 5: Lưu văn bản đi. Bước 1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản - Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. + Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. + Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. + Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. - Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng. - Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. Bước 2. Đăng ký văn bản đi
2. 2 - Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. - Đăng ký văn bản + Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. + Đăng ký văn bản bằng sổ + Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP. + Đăng ký văn bản bằng Hệ thống + Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. - Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Bước 3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn - Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy + Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. + Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. - Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử - Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Bước 4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. - Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận. - Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Thu hồi văn bản + Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
3. 3 + Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết. - Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. - Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Bước 5. Lưu văn bản đi - Lưu văn bản giấy + Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. + Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc. - Lưu văn bản điện tử + Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. + Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. II. Nhận xét và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức. 1. Ưu điểm - Công tác Văn thư - lưu trữ của trường Tiểu học xã Pắc Ta đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa Hiệu trưởng với các tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng được thiết lập tốt. Việc thực hiện đúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ có xu hướng đi vào nề nếp. Có định biên cán bộ văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. - Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ. Việc chuyển giao các loại văn bản đi được thực hiện đúng theo các bước. - Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ được giao và bước đầu đảm bảo đúng các quy trình quản lý văn bản đi theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03 tháng 5 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
4. 4 - Thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn, triển khai kịp thời tới đội ngũ trong cơ quan. 2. Hạn chế - Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược điểm sau: Nhân viên văn thư của trường kiêm nhiệm nhiều công việc nên thời gian trau rồi nghiệp vụ còn hạn chế. - Tình trạng văn bản sai thể thức, sai về quy cách văn bản vẫn còn. Nội dung văn bản không rõ ràng. - Các văn bản đi còn nằm rải rác ở các tổ, nhóm chuyên môn; hoặc không lưu giữ đầy đủ. Khi cần tra cứu thì không có hoặc mất nhiều thời gian. - Các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng được so với yêu cầu hiện nay. 3. Nguyên nhân của ưu điểm, hạn chế - Chưa nhận thức đúng về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ. - Một số CBGV vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản đi nói riêng nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này. - Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, phải kể đến những nguyên nhân khách quan như: - Chưa có kinh phí dành cho hoạt động văn thư, lưu trữ, chưa có chế độ chính sách đối với nhân viên lưu trữ tại Trường. - Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa được tổ chức thường xuyên. Nếu tổ chức thì số lượng lại quá đông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu - Vì vậy, để nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi trong trường học tôi đề xuất một số giải pháp sau: * Giải pháp 1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ - Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên của một chu trình. Mọi hoạt động quản lý đều được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch. - Trên cơ sở các văn bản của nhà nước, hàng năm Trường đã xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường. - Việc ban hành các văn bản quản lý chỉ đạo thuộc trách nhiệm của các nhà quản lý, song đó mới chỉ là hình thức trên giấy tờ. Muốn cho các văn bản đó trở thành hiện thực tôi đã tổ chức triển khai thực hiện như sau:
5. 5 - Văn thư phô tô văn bản và chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan, đưa văn bản lên trang web của trường, Email của các lớp, bộ phận. - Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản nhất của văn bản đi cần triển khai, hướng dẫn từng bộ phận, cá nhân cách thức thực hiện. - Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận, cá nhân liên quan. Giải pháp 2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác thực hiện quy trình quản lý văn bản đi - Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ - Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác quản lý văn bản đi bằng nhiều hình thức - Tăng cường công tác bồi dưỡng CBGVNV thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại Quận, tại Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng. - Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn, có chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường. - Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng nhận thức và thời gian thực hiện của từng đối tượng. - Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho GVNV. - Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ. - Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường đã bố trí thêm nhân viên hỗ trợ chuyên quản lý khâu văn bản đến và văn bản đi. - Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. - Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, các đối tượng liên quan, sau đó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu lưu các mẫu văn bản chuẩn trong Folder để làm tư liệu cho những lần soạn thảo sau. - Thường xuyên quản lý quy trình xử lý văn bản đi của các bộ phận theo dúng quy định hiện hành, tránh tình trạng xử lý không theo trình tự dẫn đến những sai lầm ngay từ bước đầu tiên của công tác văn thư. Giải pháp 3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ - Là một cơ quan, hàng ngày luôn luôn nhận và chuyển giao văn bản ở các nơi do đó có một khối lượng công văn, hồ sơ tương đối lớn cần được bảo quản, nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế chưa có tính thống nhất.
6. 6 - Để khắc phục nhược điểm trên, nhà trường đã yêu cầu các bộ phận, cá nhân lập hồ sơ công việc theo trình tự thời gian, tự bảo quản tại phòng làm việc và đến cuối năm học nộp cho bộ phận lưu trữ. - Các hồ sơ hình thành trong hoạt động hàng ngày được kẹp trong từng bìa hồ sơ, sắp xếp theo các nhóm tài liệu lưu đã được quy định. - Trên cơ sở các tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác quản lý văn bản đi, đề xuất mua sắm các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho khâu này như: Máy tính, máy in, máy phô tô, máy scan, giá, hộp đựng tài liệu Tham mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ sơ đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác này. Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đi. - Nâng cao hiệu quả hoạt động công quản lý văn bản đi đang đề cập đến ở đây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị, trong đó có máy tính điện tử. - Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ công cuộc cải cách hành chính. Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác quản lý văn bản đi - Để đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. - Qua công tác kiểm tra đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt - Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm vậy mới nâng cao chất lượng của công tác quản lý văn bản đi. Các tổ Chuyên môn, bộ phận trong Trường cần phải coi trọng công tác văn thư, lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thông tin của Trường được giữ bí mật, an toàn.