Bài thi môn Số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử - Đề số 3

Nội dung text: Bài thi môn Số hóa và lưu trữ tài liệu điện tử - Đề số 3

1. BÀI THI MÔN SỐ HÓA VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Đề bài Đề số 03: Ưu điểm và hạn chế của cơ sở dữ liệu, liên hệ thực tế hiện nay ở Việt Nam? Bài làm I. Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu - Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các dữ liệu được tổ chức và lưu trữ trong các hệ thống máy tính. Các dữ liệu này có thể dễ dàng được truy cập và thay đổi bằng cách sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. - Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp thông tin có cấu trúc liên kết các dữ liệu, nó đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như là băng, đĩa usb giúp nhiều người hay các chương trình, ứng dụng khai thác thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Dữ liệu này được lưu trữ dưới dạng file trong hệ điều hành hoặc được lưu trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. - Theo Wikipedia, Cơ sở dữ liệu (Database) là một tập hợp các dữ liệu có tổ chức, thường được lưu trữ và truy cập điện tử từ hệ thống máy tính. Khi cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, chúng thường được phát triển bằng cách sử dụng các kỹ thuật thiết kế và mô hình hóa chính thức. - Dữ liệu được đề cập ở đây là ánh xạ của các đối tượng trong thế giới thực vào máy tính. Ví dụ: dữ liệu về nhân viên (tên, tuổi, giới tính, chức vụ, mức lương ), dữ liệu về sản phẩm (tên sản phẩm, giá, tồn kho ). - Khi áp dụng hình thức lưu trữ này, nó sẽ giúp khắc phục được những điểm yếu của việc lưu file thông thường trên máy tính. Các thông tin lưu trữ sẽ đảm bảo được nhất quán, hạn chế tình trạng trùng lặp thông tin. II. Những ưu điểm và hạn chế của cơ sở dữ liệu 1. Ưu điểm - Trước đây người ta chỉ quản lý dữ liệu bằng các file riêng biệt, cách làm này chỉ phù hợp trong điều kiện quản lý dữ liệu ở quy mô nhỏ, còn đối với những trường quản lý dữ liệu số lượng lớn thì đòi hỏi phải sử dụng đến cơ sở dữ liệu. - Việc quản lý dữ liệu bằng cơ sở dữ liệu mang đến lợi ích tích cực, giúp cho việc lưu trữ, khai thác, truy xuất, sử dụng dữ liệu đạt hiệu suất tốt hơn.
2. 2 - Khi cả cơ quan dùng chung một cơ sở dữ liệu, các phòng ban khác có thể dễ dàng truy cập vào database và lấy thông tin khi họ cần, điều này giúp tránh được việc trùng lập dữ liệu, gây lãng phí tài nguyên. - Khi đã dùng chung cơ sở dữ liệu, thông tin được cập nhật trên cơ sở dữ liệu thì khi người dùng lấy dữ liệu, dữ liệu sẽ được đảm bảo đồng bộ hoàn toàn. - Việc tìm kiếm thông tin cũng vô vùng dễ dàng khi dữ liệu đã được quản lý bởi DBMS, chúng ta có thể thêm filter, tìm kiếm, gom nhóm các thông tin lại với nhau bằng cách dùng câu truy vấn. - Thông tin được quản lý ở một nơi duy nhất, đảm bảo việc bảo mật dữ liệu, tránh rò rỉ thông tin. Ngoài ra có thể phân quyền cho người dùng, ai có thể truy cập dữ liệu, ai không được. - Việc lưu dữ liệu này giúp ta lưu lập tức vì thế có khả năng triển khai nhanh. - Giúp những người không có kiến thức về công nghệ thông tin cũng có thể đọc hiểu được. - Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất. Do đó đảm bảo thông tin có tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. 2. Hạn chế - Ngày nay, máy tính đã trở nên quen thuộc và là phương tiện khó có thể thiếu được tại các cơ quan. Bên cạnh những lợi ích mà máy tính mang lại thì vẫn có nhiều nguy cơ tiềm ẩn gây mất an toàn đối với dữ liệu. Một trong các vấn đề đó là virus khi xâm nhập, nó sẽ đe dọa đến độ an toàn của thông tin, dữ liệu lưu trữ trên máy tính và gây ra nguy cơ hỏng hóc phần cứng. - Việc sử dụng cơ sở dữ liệu cũng có một số nhược điểm sau: - Phải đảm bảo tính chủ quyền của dữ liệu, vì khi sử dụng có tính chất chia sẻ cao. - Bảo mật quyền khai thác thông tin. - Bảo đảm vấn đề tranh chấp dữ liệu khi xảy ra. - Khi gặp các trục trặc sự cố thì phải bảo đảm vấn đề an toàn dữ liệu, không bị mất dữ liệu. - Dùng chung cơ sở dữ liệu khi xảy ra sự cố, toàn bộ dữ liệu sẽ bị mất hoàn toàn. Tuy nhiên nhược điểm này có thể dễ dàng khắc phục bằng cách sao lưu dữ liệu thường xuyên.
3. 3 - Việc dùng chung cơ sở dữ liệu khi có quá nhiều truy vấn sẽ gây nghẽn, sập hệ thống. Tuy nhiên, trong thực tế, lượng truy vấn đến cơ sở dữ liệu đã được ước tính và đầu tư vào cấu hình máy chủ cho phù hợp. - Dữ liệu không đồng nhất, nhiều người sử dụng chung một file và làm file bị ghi đè nhiều lần. - Dữ liệu trùng lặp quá nhiều. - Dữ liệu không được chia sẻ tối ưu. - Hầu hết mọi người đang sử dụng cách lưu dữ liệu giống như trên, có thể nói nó là cách phổ biến mà mọi người đang dùng. Nhưng khi phải làm việc với khối dữ liệu lớn thì cách lưu trữ này gặp rất nhiều hạn chế, việc truy xuất dữ liệu chậm và quản lý khó khăn làm cho chúng ta cảm thấy mệt mỏi. Để khắc phục những khó khăn và hạn chế này thì cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời. - Có rất nhiều thế mạnh, nhưng nếu không có cách sử dụng hiệu quả, cơ sở dữ liệu cũng không thể cứu được ứng dụng của bạn trước rủi ro, mà dưới đây là những tình huống phổ biến: - Dữ liệu được lưu trữ tại một nơi, vậy khi xảy ra sự cố, toàn bộ hệ thống chính và các hệ thống có liên quan đều bị ảnh hưởng. Để giảm thiểu thiệt hại này, chúng ta cần sao lưu dữ liệu thường xuyên, và nếu trong khả năng cho phép, nên xây dựng để chạy song song nhiều cơ sở dữ liệu và đồng bộ chúng với nhau. - Khi có quá nhiều lượng truy cập đồng thời, cơ sở dữ liệu sẽ có khả năng bị quá tải và không phản hồi. Để tránh khả năng xảy ra quá tải, chúng ta cần tính toán để trang bị cấu hình tương xứng với phạm vi ứng dụng. Ví dụ, chúng ta không thể xây dựng một cơ sở dữ liệu chạy trên máy tính RAM 2GB, CPU 4 lõi 1GHz để phục vụ 10.000(request/second)./. IV. Cơ sở dữ liệu ở Việt Nam hiện nay . - Trong những năm gần đây, sự bùng nổ công nghệ thông tin, truyền thông và lĩnh vực công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc mọi linh vực trên phạm vi cả thế giới. Với tinh thần hội nhập, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế này. - Ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước được triển khai rộng nhằm đổi mới quy trình nghiệp vụ, nâng cao chất lượng quản lý, điều hành, nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc. Tuy nhiên, việc xây dựng và phát triển các HTTT (Hệ thống thông tin), CSDL (Cơ sở dữ liệu) tại các bộ, ngành, địa phương còn mang tính chất đóng, triển khai riêng lẻ, thiếu tính kết nối, dẫn đến tình trạng khó chia sẻ, khó tích hợp dữ liệu. - Theo Quyết định số 714/QĐ-TTg ngày 22 tháng 05 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh mục CSDLQG (Cơ sở dữ liệu quốc gia) cần ưu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển CPĐT, bao gồm 06 CSDLQG:
4. 4 - CSDLQG về Dân cư, - CSDL đất đai Quốc gia, - CSDLQG về Đăng ký doanh nghiệp, - CSDLQG về Thống kê tổng hợp về dân số, - CSDLQG về Tài chính, - CSDLQG về Bảo hiểm. - Bên cạnh 06 CSDLQG được ưu tiên thực hiện, còn có 37 CSLDQG đã và đang được các Bộ, Ngành triển khai thực hiện. Đến nay, đã có các CSDLQG đã được hình thành và đưa vào khai thác sử dụng bao gồm: CSDLQG về Đăng ký doanh nghiệp, CSDLQG về văn bản pháp luật, CSDLQG về Kinh tế công nghiệp và thương mại, CSDLQG về Thủ tục hành chính, Các CSDLQG khác đang được hình thành. Việc xây dựng các quy định về quản lý, khai thác, sử dụng, kết nối của các CSLDQG cũng được các bộ, ngành, địa phương khẩn trương thực hiện. Trong số 6 CSDLQG ưu tiên thực hiện, CSDLQG về Đăng kí doanh nghiệp trên cả nước. HTTT quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã hoàn thiện hạ tầng trục tích hợp dữ liệu (Enterprise Service Bus - ESB) nội bộ của Bộ Kế hoạch và đầu tư từ năm 2017, và đã triển khai thí điểm kết nối với Hệ thống dịch vụ công của Bộ Giao thông vận tải và hệ thống một cửa điện tử của tỉnh Thừa Thiên Huế. Tuy nhiên, vẫn còn hạn chế trong kết nối, chia sẻ dữ liệu với các HTTT tại các bộ, ngành, địa phương. Các CSDLQG nền tảng còn lại như Dân cư, Đất đai, Tài chính, Bảo hiểm đang trong giai đoạn triển khai, cụ thể: - CSDL về Dân cư: Bộ Công an đang triển khai Dự án “Xây dựng CSLDQG về Dân cư”. Tổ chức kết nối Trung tâm Căn cước công dân và Trung tâm CSDLQG về dân cư phục vụ cấp số định danh cá nhân. Đến 24/06/2018, đã phối hợp với Bộ Tư pháp cấp 1.199.802 số định danh cho trẻ em đăng ký khai sinh. - CSDL Đất đai quốc gia: Bộ Tài nguyên và Môi trường đang triển khai thực hiện Dự án “Xây dựng CSDLQG về Đất đai’. Hiện nay, Dự án đã hoàn thành giai đoạn 1. Bộ đang bắt đầu triển khai Dự án “Tăng cường quản lý đất đai và CSDL đất đai” và đang xem xét phê duyệt Dự án “Xây dựng HTTT đất đai và mô hình giao dịch đất đai điện tử” để tiếp tục triển khai xây dựng CSDLQG về đất đai. - CSDL về Tài chính: Bộ Tài chính đang triển khai Đề án “Xây dựng CSLDQG về Tài chính”. Hiện đang xây dựng kiến trúcc CSDLQG về Tài chính để triển khai xây dựng, dự kiến hoàn thành trong năm 2019.
5. 5 - CSDLQG về Bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã hoàn thiện và quản lý tập trung CSDL hộ gia đình tham gia bảo hiểm y tế theo mã số Bảo hiểm xã hội, với thông tin của hơn 93 triệu dân, tương ứng khoảng 25 triệu hộ gia đình trên toàn quốc. Đây là thành phần quan trọng nhất của CSDLQG về Bảo hiểm. - Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, việc triển khai các CSDLQG ưu tiên, tạo nền tảng phát triển CPĐT còn gặp một số khó khăn, vướng mắc bao gồm: - Thứ nhất, thiếu các quy định pháp lý triển khai bao gồm chưa có các quy định cụ thể cách thức thu thập, cập nhật, duy trì kết nối, chia sẻ và khai thác sử dụng thông tin trong các CSDLQG, chưa có quy định đầy đủ về giá trị pháp lý của dữ liệu và vai trò của CSDLQG trong chỉ đạo điều hành của Chính phủ, của các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức cá nhân. - Thứ hai, thiếu nguồn kinh phí, nếu có thì nguồn kinh phí không ổn định để có thể tập trung triển khai đạt kết quả. Bên cạnh đó, hiện còn có quá nhiều CSDLQG sẽ gây khó khăn khi tập trung ưu tiên nguồn lực để xây dựng, quy hoạch, quản lý, duy trì và phát triển, đông thời gây chồng lấn, chồng chéo khi triển khai xây dựng. - Thứ ba, việc triển khai các CSDLQG thuộc danh mục ưu tiên còn chậm dẫn tới quá trình triển khai CPĐT đặc biệt là việc đơn giản hóa các thủ tục, giấy tờ cho người dân trong việc cung cấp các dịch vụ công công trực tuyến còn gặp nhiều khó khăn đặc biệt khi có các HTTT thì việc kết nối, chia sẻ dữ liệu còn rất hạn chế. - Thứ tư, chưa có sự thống nhất giữa các bộ, ngành, địa phương trong việc triển khai xây dựng các CSDLQG các CSDL chuyên ngành (CSDLCN) quan trọng, do chưa xác định rõ phạm vi triển khai, trách nhiệm các bên, cách thức thu thập, cập nhật dữ liệu nên dẫn đến việc đầu tư có sự chồng lấn, hoặc lúng túng trong việc triển khai xây dựng các HTTT, các CSDLCN phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước tại các địa phương. - Trong các phần mềm thực tế nói chung, và trong các phần mềm website nói riêng, việc sử dụng cơ sở dữ liệu sẽ mang lại rất nhiều lợi ích, một số lợi ích nổi bật có thể kể đến như: - Đảm bảo tính nhất quán cho các dữ liệu được lưu trữ. - Hạn chế sự trùng lặp dữ liệu. - Dễ dàng truy cập, thay đổi, thống kê dữ liệu. - Dễ dàng chia sẻ, phân phối dữ liệu. - Đảm bảo tính nhất quán cho các dữ liệu được lưu trữ: - Dữ liệu được lưu trong cơ sở dữ liệu sẽ được quản lý để tạo nên sự nhất quán với nhau, nghĩa là khi có sự thay đổi dữ liệu của một đối tượng, thì thông tin
6. 6 của các đối tượng có liên quan sẽ được cập nhật theo. Và khi dữ liệu được lưu trữ trong cùng một nơi, hoặc được đồng bộ với nhau thì khi chúng ta tiến hành các tác vụ thay đổi trên dữ liệu, các thay đổi này sẽ được tiến hành mà không xảy ra sai sót nào. - Hạn chế sự trùng lặp dữ liệu: + Dựa vào việc tổ chức cấu trúc các dữ liệu bên trong cơ sở dữ liệu sẽ làm giảm sự trùng lặp của các dữ liệu giống nhau. - Dễ dàng truy cập, thay đổi, thống kê dữ liệu: + Chúng ta có thể sử dụng các công cụ trực quan hoặc mã lệnh để truy cập, thay đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, từ bất kỳ thiết bị nào, bất kỳ lúc nào. Việc tìm kiếm các thông tin trong CSDL cũng diễn ra nhanh chóng nhờ cơ chế cache và index. - Dễ dàng chia sẻ, phân phối dữ liệu: + Chúng ta có thể cấp quyền xem chỉnh sửa dữ liệu trong CSDL cho các ứng dụng khác nhau, hoặc hủy việc cấp phát quyền này bất kỳ khi nào mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đang có trên hệ thống./.