Bài thi môn Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử - Đề số 2

Nội dung text: Bài thi môn Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử - Đề số 2

1. BÀI THI MÔN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Đề bài Đề thi 02: Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản điện tử đi tại cơ quan anh chị đang công tác. Trình bày ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số giải pháp? Bài làm I. Quy trình quản lý văn bản điện tử đi tại một cơ quan. - Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. - Có 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. (bỏ 4 loại: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ) - Cơ quan đã áp dụng một số văn bản sau trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi: - Thực hiện theo Thông Tư số 01/2019/TT-BNV Hà Nội ngày 24 tháng 01 năm 2019 Thông tư quy định quy trình tra đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. - Thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2020 Nghị định về công tác văn thư. 1. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi - Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống. - Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức. - Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết. - Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng. - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2020 Nghị định về công tác văn thư 2. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản - Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản:
2. 2 + Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét; + Cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV. - Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. - Văn thư cơ quan tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. - Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy. 3. Ban hành và phát hành văn bản - Ban hành văn bản điện tử + Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản. + Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 13 Thông tư này và phát hành văn bản điện tử. + Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống - Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy - Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định , ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định và phát hành văn bản số hóa. - Đối tượng nhận văn bản giấy + Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử; + Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
3. 3 - Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống. - Lưu đồ ký ban hành, đăng ký và phát hành văn bản quy định 4. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản - Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy. - Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png). 5. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái; - Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png); - Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601). 6. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư - Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước. - Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng. - Văn thư cơ quan có trách nhiệm. + Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; + Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; + Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa. II. Những ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số giải pháp. 1. Những ưu điểm của văn bản điện tử đi tại cơ quan. - Sự ra đời của tài liệu điện tử làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Các ưu thế của văn bản điện tử đi được thể hiện ở những khía cạnh sau:
4. 4 - Sự chu chuyển văn bản đi nhanh chóng trong môi trường điện tử: đây chính là ưu thế cơ bản và vượt trội của văn bản điện tử đi so với văn bản giấy. Với sự ra đời của internet, chỉ trong vài giây chúng ta có thể chuyển văn bản đến bất kỳ nơi nào trên trái đất mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tính. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của tài liệu đồng nghĩa với sự kịp thời của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu quả lao động. - Bảo đảm quá trình tra cứu và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. - Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của văn bản điện tử đi: Nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. - Sử dụng văn bản điện tử đi trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu. - Bảo đảm việc quản lý văn bản đi từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt "vòng đời tài liệu"). Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu. - Nâng cao hiệu suất công việc, chỉ cần có kết nối mạng thì bất cứ nới đâu cũng có thể ban hành một văn bản đi mà không cần phải có mặt trực tiếp tại cơ quan. - Khác với các phương thức làm việc truyền thống, quản lý văn bản đi qua phần mềm giúp nhân viên phân bổ hợp lý công việc. Toàn bộ các nghiệp vụ đều được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống. - Một bất cập lớn của lưu văn bản đi là lưu trữ văn bản, hồ sơ và tài liệu thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro về mất tài liệu, cháy, hỏng, thất lạc. Phần mềm quản lý văn bản đi đã khắc phục tối đa các vấn đề này. - Tất cả giấy tờ, văn bản đi của cơ quan sẽ được lưu trữ an toàn, tối đa bảo mật trên một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất. Chỉ những người dùng có tài khoản và được phân quyền mới được truy cập, sử dụng và quản lý văn bản. Điều này giảm thiểu tối đa các rủi ro về rò rỉ hoặc mất dữ liệu.
5. 5 2. Những hạn chế của văn bản điện tử đi tại cơ quan. - Loại hình văn bản điện tử đi này chỉ có thể sử dụng được với sự trợ giúp của máy tính. Điều này luôn tiềm ẩn những nguy cơ: thứ nhất, để sử dụng chúng, cần sự hiện hữu của máy tính điện tử; thứ hai, luôn có nguy cơ hủy hoại hoàn toàn tài liệu khi có sự trục trặc về máy móc (phần cứng) hay do sự xâm nhập của virus (phần mềm). - Độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin của văn bản lưu trữ điện tử đi hiện nay, chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp lý văn bản lưu trữ điện tử đi. Mặc dù về lý thuyết, chỉ cần tài liệu được ký khi chữ ký còn hiệu lực, tuy nhiên, độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu sẽ là vấn đề phải xem xét khi chữ ký số đã được ký hết hiệu lực ở vào thời điểm tài liệu lưu trữ được sử dụng. - Vấn đề an toàn thông tin, khả năng xâm nhập bất hợp pháp và khả năng phá mã của haker luôn tồn tại và đe dọa tính an toàn của thông tin. - Vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao: trong công tác lưu trữ tài liệu trên nền giấy, bản gốc luôn là bản có giá trị pháp lý cao nhất và luôn là duy nhất. Tuy nhiên, sự đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử đã xóa nhòa ranh giới của bản gốc, bản chính và bản sao. Việc tồn tại cùng lúc nhiều bản gốc (bản chính) và bản sao giống y hệt như bản chính và sự phân định giá trị giữa những bản này ra sao hiện nay là câu hỏi chưa có lời giải đáp. Ngoài ra, việc tiêu hủy văn bản điện tử đi không đồng nghĩa với việc tiêu hủy hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử. 3. Đề xuất một số giải pháp. - Tập huấn sử dụng các phần mềm tạo lập văn bản đi tới toàn thể CBNV trong cơ quan. - Văn thư cơ quan thường xuyên cập nhật các hướng dẫn mới nhất về công tác văn thư - lưu trữ về các văn bản điện tử, áp dụng rộng rãi trong cơ quan. - Đề xuất nâng cấp và xây dựng phần mềm nhằm mục đích khắc phục tối đa các hạn chế của văn bản điện tử đi. + Hoàn thiện Hệ thống office đầy đủ chức năng theo các yêu cầu tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV giúp đảm bảo toàn bộ văn bản điện tử + Hệ thống phần cứng được nâng cấp đáp ứng tiêu chuẩn về tốc độ xử lý, hiệu năng phần mềm và khả năng lưu trữ đảm bảo tính bảo mật, an toàn an ninh thông tin.
6. 6 + Nâng cấp Hệ thống Voffice phiên bản 4.0 và thiết bị phần cứng, lưu trữ trong thời gian tới cần thực hiện như sau: + Phiên bản office có các chức năng: Tiếp tục cập nhật các tính năng nhằm đáp ứng yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền: + Chức năng liên thông văn bản giữa các cơ quan hành chính qua Trục liên thông văn bản quốc gia (gồm gửi nhận văn bản qua Trục liên thông, theo d i trạng thái văn bản; tiếp nhận, từ chối nhận văn bản; đánh dấu văn bản đã gửi ) + Hệ thống thiết bị phần cứng: Đầu tư 02 thiết bị máy chủ chạy song song, dự phòng, nâng cấp hệ thống lưu trữ, đầu tư hệ thống bảo mật. + Mở rộng dung lượng đường truyền internet. Việc thuê đường truyền internet tốc độ cao cũng như đường Leased-Line (Leased-Line là một đường truyền có độ tin cậy cao, kết nối riêng biệt, có tốc độ từ 256Kbps, 512Kbps) cho các ứng dụng bắt buộc nhằm giúp các ứng dụng hoạt động tốt, các đường truyền đảm bảo ổn định và có tốc độ cao, phục vụ cho việc truy cập phần mềm quản lý văn bản Bộ Nội vụ từ môi trường internet của người sử dụng tại Bộ nhanh hơn, cũng như cập nhật và chuyển tải tài liệu đính k m có dung lượng lớn. + Ngoài ra, cần nâng cấp hoặc thay mới những máy vi tính đã l i thời cho cán bộ, công chức, viên chức để có thể xử lý công việc nhanh và hiệu quả./.