Bài thi môn Công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị xã hội

Nội dung text: Bài thi môn Công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị xã hội

1. BÀI THI MÔN CÔNG TÁC VTLT TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Đề bài Đề 02: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến của tổ chức Đảng (hoặc tổ chức chính trị-xã hội) nơi anh/chị đang công tác. Nhận xét và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả của các hoạt động này? Bài làm Đơn vị Căn cứ quy định Số 693-QĐ/VPTW Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2021 quy định về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng để thực hiện việc quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến cụ thể như sau. I. Quy trình quản lý văn bản đi 1. Đánh máy văn bản đi - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đảng và mục đích giải quyết công việc, người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng hoặc người có thẩm quyền quyết định văn bản cần soạn thảo; giao đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản. - Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng hoặc người có thẩm quyền về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo trong phạm vi, nhiệm vụ được giao. - Đối với mỗi văn bản của cơ quan, tổ chức đảng khi soạn thảo, tuỳ vào tính chất, mức độ quan trọng có các quy trình soạn thảo tương ứng. Quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy chế của mỗi cơ quan, tổ chức đảng. - Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài thực hiện các nội dung trên còn có trách nhiệm chuyển bản thảo văn bản đến văn thư cơ quan và thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. - Việc soạn thảo văn bản chứa bí mật nhà nước (sau đây gọi chung là văn bản mật) thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. 2. Trình ký, ghi số, ký hiệu văn bản - Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm tr nh ý các văn bản của cơ quan. - Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao; thẩm quyền ý văn bản do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức đó quy định. - Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan. Người ý hông được dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mức dễ phai để ý văn bản. - Tất cả các văn bản tr nh các đồng chí l nh đạo Đảng, l nh đạo Văn ph ng Trung ương đều tập trung ở Vụ Hành chính - Cơ yếu để trình.
2. 2 - Văn bản tr nh các đồng chí l nh đạo Đảng phải có ý kiến của đồng chí Chánh Văn ph ng Trung ương hoặc đồng chí Phó Chánh Văn ph ng Trung ương phụ trách . Số và ký hiệu, ngày tháng năm văn bản Bản thảo văn bản sau hi được l nh đạo duyệt cho phép phát hành, văn thư lấy số, đăng ý vào cơ sở dữ liệu văn bản đi và chuyển đánh máy, in một bản đúng thể thức, chính xác về nội dung để trình ký chính thức Số văn bản đánh bằng chữ số Ả Rập, được ghi liên tục từ số 01 theo từng thể loại văn bản và theo nhiệm kỳ của Ban chấp hành của cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Số văn bản được đăng ý, quản lý tại văn thư cơ quan + Số văn bản của Đại hội Đảng các cấp + Đánh hỗn hợp cho các loại văn bản + Thời gian: Từ ngày hai mạc Đại hội (phiên trù bị) đến ngày bế mạc Đại hộ - Số văn bản của các cơ quan, tổ chức Đảng: + Đánh mỗi t n loại văn bản một hệ thống số + Số văn bản của li n cơ quan ban hành: Ghi li n tục với số văn bản c ng t n loại của cơ quan, tổ chức chủ trì + Số văn bản mật ghi liên tục với số văn bản không mật c ng t n loại. + Thời gian: Theo nhiệm kỳ cấp ủy (Tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần này đến bế mạc ĐH lần kế tiếp) - Ký hiệu văn bản - Chữ viết tắt t n loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản + Ký hiệu Đại hội: ĐH. Ví dụ: áo cáo Đại hội: Số: 20- C/ĐH. Ký hiệu t n cơ quan ban hành VB của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng các cấp ghi chữ viết tắt tên cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đó. V : 299-QĐ/ KTTU - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản + Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành. 3. Đăng ký văn bản đi - Đối với văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại văn thư cơ quan và được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ý của mỗi thể loại văn bản. Bản chính văn bản được lưu tại hồ sơ công việc. - Đối với văn bản điện tử: Văn bản điện tử được lưu tr n cơ sở dữ liệu của cơ quan, tổ chức đảng ban hành văn bản. Đồng thời, văn thư cơ quan in văn bản đ được ký số ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức đảng để lưu theo quy định. - Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, hi lưu văn bản, văn thư phải lưu lại bản dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số đó èm với bản gốc tiếng Việt Bước 4. Nhân bản, đ ng dấu văn bản đi - Nhân bản: Đúng số lượng quy định tại phần nơi nhận tr n văn bản.
3. 3 - Đóng dấu: Trước hi đóng dấu, phải kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thẩm quyền ký và chữ ký, số bản. - Người được giao giữ con dấu phải tự m nh đóng dấu vào văn bản. Đối với văn bản có chữ ký, dấu đóng tr m l n hoảng 1/3 chữ ký về b n trái; đối với văn bản đứng tên tập thể (không ký), dấu đóng ngay ngắn dưới dòng chữ t n cơ quan ban hành văn bản. - Chỉ có người được giao trách nhiệm quản lý và giữ con dấu mới được đóng dấu, hông được nhờ người hác đóng dấu hộ. \ - Trường hợp người được giao giữ dấu đi vắng, Trưởng Ph ngVăn thư trực tiếp đóng dấu hoặc phân công người hác đóng dấu thay.\ - không đóng dấu khống chỉ vào các văn bản, giấy tờ hi chưa có nội dung hoặc chữ ký của người có thẩm quyền. Văn bản sau hi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. - Ký số của cơ quan, tổ chức Đảng (Hướng dẫn 08-HD/VPTW ngày 16/11/2016 về quản lý, sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử của các cơ quan Đảng) + VB ký số là V điện tử có nội dung không mật + Ký số của cơ quan: + Trang đầu,ở giữa trang, trên cùng của văn bản + Ký số của cơ quan, tổ chức bao gồm: T n cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử, thời gian ký. + Ký số của cơ quan, tổ chức chỉ thực hiện hi V hông có người ký (Giống VB giấy đóng dấu treo) hoặc văn bản, tài liệu do cơ quan hác gửi đến. • Ký số của cá nhân: + Vị trí ý tay tr n văn bản giấy. Bao gồm: T n người ký số, địa chỉ thư điện tử, thời gian ý. Cá nhân có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của m nh ý V điện tử khi ban hành. - Chữ ký số : Là một dạng chữ ý điện tử an toàn, bảo đảm tính xác thực của người hoặc tổ chức có thẩm quyền ký số đối với văn bản điện tử và tính toàn vẹn của nội dung văn bản điện tử đó. 5. Phát hành văn bản đi - Yêu cầu: Kịp thời, chính xác theo đúng nơi nhận ghi trên văn bản hoặc theo danh sách thực nhận được L nh đạo cơ quan ph duyệt. Đối với văn bản chính thức phát hành có độ “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ đăng ý, hông được đính èm tệp toàn văn. Văn bản điển tử phát hành trên mạng phải đảm bảo đúng thể thức, chính xác về nội dung như văn bản giấy tương ứng. Văn bản đ phát hành nhưng có sai sót về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày phải kịp thời gửi bản chính thay thế hoặc có đính chính của cơ quan ban hành văn bản. + Làm thủ tục phát hành V đi
4. 4 + Văn bản đi được đóng vào b . Tr n phong b cần ghi rõ ràng, đầy đủ t n cơ quan gửi, số và ký hiệu tài liệu, t n và địa chỉ cơ quan hoặc người nhận. + Đối với văn bản đi „mật”, „tối mật”, “tuyệt mật” cần ghi rõ t n nơi nhận vào phía tr n trang đầu văn bản. Khi gửi phải gửi èm „phiếu gửi” để kiểm tra và làm 2 b , b ngoài ghi như văn bản thường, b trong đóng dấu chỉ mức độ mật (hoặc đóng dấu ký hiệu chỉ mức độ mật + Văn bản tuyệt mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và gửi bằng hai b : trong đóng dấu tuyệt mật và ni m phong; b ngoài đóng dấu ký hiệu A. Trường hợp gửi trong nội bộ cơ quan th gửi bằng một bì với đủ dấu chỉ dẫn. + Những văn bản chỉ người có tên mới được mở bì phải đóng dấu “ri ng người có tên mở b ” + Khi chuyển giao văn bản đi qua đường bưu điện, chuyển trực tiếp hay các phương tiện, kỹ thuật truyền tin hác như fax, mạng máy tính đều phải đăng ý vào sổ chuyển giao văn bản đi và có ý nhận đầy đủ. + Không gửi văn bản có nội dung „tối mật”, „tuyệt mật” qua mạng máy tính + Đối với V điện tử: - Tất cả các văn bản có nội dung thông tin “ hông mật” thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan đảng được gửi, nhận tr n mạng; - Văn bản có độ "Mật" phải được mã hóa bằng sản phẩm mật mã của ngành Cơ yếu; văn bản có độ "Tối mật" và "Tuyệt mật" phải do bộ phận nghiệp vụ cơ yếu thực hiện gửi, nhận qua đường cơ yếu. Bên gửi hông phát hành văn bản giấy đến bên nhận hi đ gửi văn bản điện tử có ý số Bên nhận phải thực hiện quy trình: Kiểm tra nguồn gốc, tính hợp thức của văn bản, lấy số và đăng ý văn bản đến tr n máy tính, sau đó chuyển văn bản đến người nhận để xử lý. + Phương thức gửi, nhận văn bản trên mạng - Sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp được quy định d ng chung trong các cơ quan đảng để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan đảng tr n mạng thông tin diện rộng của Đảng. - Sử dụng phần mềm gửi, nhận văn bản tr n mạng Internet hoặc thư điện tử công vụ để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan đảng tr n mạng Internet. - Mỗi văn bản phát hành chính thức của cơ quan lưu bản gốc (lập ở hồ sơ t n gọi) và một bản chính(lập ở hồ sơ vụ việc, vấn đề”). - Bản gốc được đóng dấu, sắp xếp theo số thứ tự văn bản và lưu tại văn thư cơ quan; bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ tr soạn thảo - Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, văn thư cơ quan lưu bản dịch ra tiếng nước ngoài hoặc bản tiếng dân tộc thiểu số đó èm với bản gốc tiếng Việt. - Với văn bản đi đăng ý tr n máy tính, văn thư cơ quan lưu trữ tệp toàn văn tr n cơ sở dữ liệu ngay trong ngày văn bản được phát hành trừ văn bản MẬT
5. 5 -MTất cả các ý kiến chỉ đạo của l nh đạo (ghi tr n các phiếu xử lý kèm theo bản thảo văn bản hoặc ghi trực tiếp vào bản thảo) và các tài liệu đi èm dự thảo đều phải chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân chủ tr soạn thảo lưu èm với bản chính để lập hồ sơ công việc và nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan. - Văn bản đi có độ mật “tuyệt mật” được cho vào hai phong b ni m phong để lưu và quản lý theo chế độ mật - Bản thảo những văn bản hác: Lưu lại 1 năm c ng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. - Phục vụ sử dung bản lưu. - Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi (bản gốc) theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. (Mẫu sổ theo dõi phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu). - Văn thư có trách nhiệm phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. - Khi cho mượn văn bản đi phải đăng ý vào sổ khai thác, sử dụng tài liệu, ghi rõ thời hạn trả và có ký nhận đầy đủ. - Đơn vị, cá nhân mượn văn bản lưu ở văn thư cơ quan có trách nhiệm trả đầy đủ, đúng thời hạn quy định. - Đối với văn bản tối mật, tuyệt mật, văn thư cơ quan chỉ phục vụ khai thác, sử dụng khi được thường trực cấp ủy hoặc người đứng đầu cơ quan đồng ý. II. Quản lý và giải quyết văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến * Đối với văn bản giấy a) Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, tổ chức đảng đều do văn thư cơ quan tiếp nhận. Những văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cất vào tủ có hoá để bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc) gửi đến ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm xử lý. b) Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi và ký nhận. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản. c) Văn thư cơ quan được mở tất cả các b văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức đảng, trừ những b văn bản gửi đến có dấu "ri ng người có tên mở b ", b thư ri ng của cá nhân, bì hồ sơ đấu thầu và những b văn bản đến theo quy định riêng của cơ quan, tổ chức đảng. Đối với những b văn bản đến hông do văn thư cơ quan bóc bì, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức đảng thì cá nhân nhận b văn bản có trách nhiệm phối hợp với văn thư cơ quan để đăng ý.
6. 6 d) Khi mở b văn bản, hông để sót hoặc làm rách văn bản. Các b văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc) phải mở ngay, làm thủ tục trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản đến hông đúng đối tượng, hông đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát văn thư cơ quan được phép trả lại nơi gửi. * Đối với văn bản điện tử a) Văn thư cơ quan (hoặc đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm đầu mối, quản lý vận hành hệ thống văn bản điện tử) phải kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số, kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử. b) Trường hợp văn bản điện tử đến không hợp lệ hoặc có sai sót thì gửi trả lại cơ quan, tổ chức gửi văn bản hoặc thông báo ngay cho người có thẩm quyền cho ý kiến xử lý. 2. Đ ng dấu đến và đăng ký văn bản đến - Đóng dấu đến: - Mỗi văn bản giấy gửi đến cơ quan, tổ chức đều phải đóng dấu đến. - Dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. - Trường hợp văn thư hông được bóc b th đóng dấu đến vào góc trái trên cùng của bì. - Đăng ý văn bản đến: - Tất cả các văn bản, tài liệu, đơn thư hiếu nại, tố cáo gửi đến cơ quan tổ chức đều phải được tập trung ở văn thư cơ quan để đăng ý. Có hai h nh thức đăng ý văn bản đến: + Đăng ý văn bản đến bằng sổ: Lập sổ: Mỗi cơ quan tuỳ theo số lượng văn bản gửi đến cơ quan m nh trong một năm nhiều hay ít mà sử dụng số lượng sổ đăng ý văn bản đến cho phù hợp. Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. Văn bản đến mật mở sổ đăng ý ri ng; đơn thư hiếu nại, tố cáo mở sổ đăng ý ri ng. - Sổ đăng ý V trước khi sử dụng phải được đồng chí Chánh hoặc Phó Văn phòng phụ trách ý và đóng dấu cơ quan vào trang đầu. Đối với những b văn bản đến hông được bóc b th văn thư cơ quan đăng ý theo b . Những b văn bản đến có dấu “tối mật”, “tuyệt mật” phải do người được người đứng đầu cơ quan ủy quyền mở b và đăng ý, quản lý theo chế độ mật. + Đăng ý văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến tr n mạng máy tính cơ quan: + Các cơ quan, tổ chức đảng thống nhất sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp d ng chung để đăng ý văn bản đến. + Văn bản giấy gửi đến cơ quan, văn thư cơ quan số hóa và lưu trữ vào tệp có định dạng quy định (trừ công văn mời họp đích danh và công văn hành chính sự vụ); kiểm tra tệp gắn èm sau hi đăng ý.
7. 7 + Số văn bản đến được đánh li n tục cho từng năm (mỗi văn bản đến một số). Hết tháng (hoặc hết quý, năm) in và đóng thành sổ đăng ý văn bản đến để lưu, phục vụ việc quản lý và tra tìm. + Dữ liệu đăng ý văn bản đến lưu ít nhất một nhiệm 3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến - V đến phải được trình trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiêp theo. - Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn được trình ngay sau khi nhận được. - Việc chuyển giao văn bản đảm bảo chính xác và giữ gìn nội dung văn bản Sau hi đăng ý, văn thư phải tr nh văn bản đến cho L nh đạo cấp uỷ xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết L nh đạo cấp uỷ căn cứ: - Nội dung của văn bản, - Quy chế làm việc của cơ quan - Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho cá nhân, đơn vị để giao cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản - Đối với văn bản giấy: + Văn bản đến được tr nh cho người có thẩm quyền. Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục chuyển trên dấu ĐẾN hoặc phiếu giải quyết V đến + Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến cho các cá nhân, đơn vị và yêu cầu ký nhận - Ý kiến phân phối được ghi vào mục “chuyển” ở dấu đến; Ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản ghi ở phiếu riêng.(Phiếu giải quyết văn bản đến). Phiếu này được kẹp ở phía trên của văn bản. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung. - Trình và chuyển giao văn bản đến trên hệ thống - Văn thư cơ quan tr nh V điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống - Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết V đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận, ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản, thời hạn giải quyết, chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết - Trường hợp V điện tử gửi kèm VB giấy th Văn thư cơ quan thực hiện tr nh V điện tử trên Hệ thống và chuyển VB giấy đến các đơn vị và cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết - Chuyển giao văn bản đến + Nhanh chóng: + Văn bản sau khi có ý kiến phân phối của người có thẩm quyền phải phải được đăng ý vào sổ chuyển giao và chuyển cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Tất cả các văn bản cần phải được chuyển trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo
8. 8 + Đúng đối tượng : Văn bản phải được chuyển đúng đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản + Chặt chẽ : Khi chuyển giao văn bản phải yêu cầu người nhận kiểm tra, đối chiếu và phải ký nhận văn bản + Đối với việc bàn giao văn bản mật: + Văn thư hông được giao phụ trách văn bản mật thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài b văn bản sau đó chuyển cả b đến tay người nhận và ký vào sổ giao văn bản. + Cán bộ được giao phụ trách văn bản mật thì thực hiện công việc như đối với văn bản thường(chỉ bóc bì những văn bản mật gửi chung cho cơ quan) + Căn cứ vào mức độ mật để phổ biến nội dung theo đúng đối tượng, thực hiện gìn giữ bí mật, không tiết lộ nội dung thông tin hi chưa được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Giải quyết văn bản đến: - Việc giải quyết văn bản đến cần được tổ chức tốt, đảm bảo chính xác và kịp thời; văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu ti n giải quyết trước. - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. - Căn cứ vào nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo quy định của cơ quan. - Thủ trưởng CQ: Có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc , kiểm tra các đơn vị hoặc cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến . - Chánh VP, Trưởng phòng HC: Giúp thủ trưởng cơ quan iểm tra và tổng hợp giải quyết văn bản đến . - L nh đạo đơn vị: Kiểm tra giải quyết văn bản ở đơn vị mình . nhắc nhở các cá nhân trong đơn vị giải quyết văn bản đúng thời hạn . - Công chức : Giải quyết văn bản đúng tiến độ theo quy định của cơ quan - Văn thư cơ quan :Lập sổ theo dõi giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết III. Các giải pháp nâng cao hiệu quả của các hoạt động - Nhìn chung tại cơ quan đang công tác việc thực hiện công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến được thực hiện tương đối tốt, việc áp dụng các quy định và các văn bản hướng dẫn kịp thời, thường xuyên góp phần nâng cao chất lợng công tác Văn thư - Lưu tữ tại cơ quan. - Một số giải pháp đ được áp dụng tại cơ quan và mang lại hiệu quả như:
9. 9 - Trong thời gian qua, việc triển hai và áp dụng các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan được thực hiện đúng quy định; ịp thời phổ biến, quán triệt các quy định về công tác văn thư cho cán bộ, công chức, trong toàn đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ được iện toàn, củng cố; tr nh độ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được y u cầu, nhiệm vụ của các đơn vị; công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ, Lưu trữ cơ quan được thực hiện thường xuy n và đ được các đơn vị chú ý thực hiện nghi m túc; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị tương đối đầy đủ, góp phần việc tra cứu tài liệu được dễ dàng. - Cơ quan đ ịp thời quán triệt đến các đơn vị thực hiện đúng quy định của Nhà nước, của đơn vị tối cao về công tác văn thư, soạn thảo văn bản và một số văn bản có liên quan tới công tác Văn thư - Lưu trữ trong tổ chức Đảng cần được áp dụng như: - Quy định Số 693-QĐ/VPTW Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2021 quy định về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng. - Số 270-QĐ/TW Hà Nội, ngày 06 tháng 12 năm 2014 quy định về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam - Số 257-QĐ/TU Lai Châu ngày 23/9/2021 Q danh mục các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh ủy. - Số 66-QĐ/TW Hà Nội, ngày 06 tháng 02 năm 2017 quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng - Số 17-HD/VPTW Hà Nội, ngày 16 tháng 12 năm 2016 Hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Số 35-HD/VPTW Hà Nội, ngày 18 tháng 10 năm 2010 Hướng dẫn thực hiện bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu h nh thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng ở cấp tỉnh và bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu h nh thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Đảng ở cấp huyện. - Số 38-HD/VPTW Hà Nội, ngày 23 tháng 09 năm 2014 Hướng dẫn thống công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng và tổ chức chính trị - x hội. - Quyết định số 01/QĐ-MTTQ ngày 10/10/2021 của Mặt trận tổ quốc về việc ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan - Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư hiện nay: Chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ; bố trí 01 bi n chế làm công tác văn thư; 01 biên chế làm công tác lưu trữ . Đơn vị đ thực hiện chế độ phụ cấp độc hại hằng năm đối với cán bộ làm công tác lưu trữ. - Đầu tư inh phí và tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ, như đầu tư sửa chữa cải tạo ho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính - Cơ quan đ ứng dụng phần mềm quản lý văn bản
10. 10 - Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Công tác xây dựng, ban hành văn bản ngày càng được nâng cao về chất lượng nội dung và thể thức; ỹ thuật tr nh bày, soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy. - Công tác quản lý văn bản đi, đến: Cơ quan đ áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice 4.0 quản lý và đăng ý văn bản đi đến bằng sổ tr n phần mềm giúp cho việc xử lý, cập nhật cơ sở dữ liệu trong công tác văn thư hoa học hơn, đạt được nhiều hiệu quả thiết thực. Đối với văn bản đến và đi hoàn toàn điện tử trong nội bộ đến nay chiếm hoảng 80% tổng số văn bản đến, đi góp phần nâng cao chỉ số công nghệ thông tin của cơ quan. - Số lượng văn bản đến của cơ quan b nh quân hoảng tr n 8.000 văn bản/năm. Các văn bản hi tiếp nhận được chuyển cho người có thẩm quyền xử lý đảm bảo chính xác và giữ bí mật đúng theo quy định; l nh đạo luôn chú trọng đến việc theo dõi, đôn đốc quá tr nh giải quyết văn bản đến, giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghi n cứu, tham mưu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. Số lượng văn bản đi của đơn vị b nh quân hoảng 4.500 văn bản/năm; lưu văn bản đi (bản gốc) văn thư của đơn vị sắp xếp thứ tự theo quy định./.